Bir sistem yöneticisi olarak, TeamGram’da şirket verilerinize kimin erişeceğine karar verebilirsiniz. TeamGram alanınıza erişmek için yetkilendirdiğiniz kişiler kullanıcı olarak adlandırılır. Çoğunlukla bunlar şirketinizde çalışan kişilerden oluşur, ancak bazı ender durumlarda, danışman veya üçüncü tarafları kullanıcı olarak eklemek isteyebilirsiniz.
Kullanıcıları eklemeden önce organizasyon şemasını burada açıklandığı şekilde oluşturmanızı öneririz.
Bir Kullanıcıyı Davet Etmek
Kullanıcıları davet etmeden, onları doğrudan TeamGram’a ekleyemezsiniz. Kullanıcılar sadece kayıt işlemini tamamladıktan ve davetinizi kabul ettikten sonra TeamGram’a erişebilirler.
Bir iş arkadaşınızı kullanıcı olarak davet etmek için, sol menüdeki Kullanıcılar sekmesini tıklayın. Ardından Yeni kullanıcı‘yı tıklayın.
Her kullanıcı için aşağıdaki ayrıntıları doldurun:
- İsim, soyisim: Davet ettiğiniz iş arkadaşınızı ismini ve soyismini girin. Büyük küçük harf kullanımına dikkat edin, çünkü bu isimler TeamGram’da burada yer aldığı şekilde görünür ve müşterilere gönderilen tekliflerde de kullanılır.
- Pozisyon: Bu alan görüntüleme amaçlıdır, isteğe bağlı bir alandır. Kullanıcının unvanını girebilir veya bu alanı boş bırakabilirsiniz.
- Departman: Kullanıcının departmanını seçin. Bu ayarın erişim haklarının düzenlenmesi üzerinde önemli bir etkisi vardır. Organizasyon şemanızda belirttiğiniz departman isimleri burada gösterilir.
- Rol: Normal koşullarda bu alanı Standart kullanıcı olarak bırakın.Sınırlı kullanıcı seçeneğini sadece bu kullanıcının kayıtlar üzerinde sınırlı bir erişim hakkı olacağı durumlarda işaretleyin. Sınırlı kullanıcılar, sadece kendilerine ait Müşteri adayı, Satışlar, Teklifler, Siparişler ve Özel uygulama dokümanlarını görebilir ve değiştirebilirler. Sınırlı kullanıcı rolüne ek olarak Tamamen Sınırlı kullanıcı rolü, aynı roldeki kullanıcıların birbirlerinin notlarını da görmelerine imkan vermez. Sistem yöneticisi diğer kullanıcılarda olmayan yetkilere sahiptir: Başka kullanıcıları davet edebilirler, departmanlarda değişiklikler yaparlar, organizasyon şemasını düzenleyebilirler, TeamGram’ın çalışmasına etki eden bir çok değişikliği yapabilirler. Bir kullanıcıyı davet edebilmek için Sistem yöneticisi yetkisine sahip olmalısınız. Güvendiğiniz diğer kullanıcıları sistem yöneticisi olarak tanımlayabilirsiniz, bunu yapmadan önce bu kişilerin kendi sorumluluklarını doğru anladığından emin olun. Ayrıca sistem yöneticilerinin kendilerini hiyerarşinin en tepesine çıkararak TeamGram üzerinde kolaylıkla her şeye yetkili hale gelebileceklerini unutmayın.
- Birincil e-posta: Kullanıcının şirket e-posta adresini girin. Bu adresin müşterilerle ve şirket içi iletişimde kullanılan adres olmasına dikkat edin.
Formu kaydedin. TeamGram, belirtilen adrese hemen bir davet e-postası gönderecektir.
Daveti Kabul Etmek
Daveti kabul etmek oldukça kolay bir işlemdir. Gelen davet e-postasını açtıklarında, metnin içinde yer alan linke tıklamaları ve sonrasında bir kullanıcı adı ve şifre oluşturmaları yeterlidir.
Kullanıcılarınızı e-postayla gelen linki kullanmaları konusunda uyarın. Çünkü TeamGram’a doğrudan giderek yeni bir üyelik oluşturmaları onlara şirket bilgilerine erişim hakkı sağlamaz. Bunu sadece gelen davet linkine basarak yapabilirler.
Daveti Tekrar Göndermek
Kullanıcılarınız herhangi bir nedenle davet e-postasını kaybeder veya silerse daveti tekrar gönderebilirsiniz. Bunun için Kullanıcılar sayfasına gidin, kişinin ismine tıklayın ve Daveti tekrar gönder‘e basın.
Bir Kullanıcıyı Kaldırmak
Bir kullanıcı şirketten ayrıldığında bu kişiyi kullanıcı listenizden çıkarmalısınız. Bunu yapmak için Kullanıcılar sayfasına gidin, kişinin ismine tıklayın ve Şirketten çıkar‘a basın. TeamGram bu kişiye ait tüm kayıtların hangi kullanıcıya geçmesini istediğinizi soracaktır. Mevcut kullanıcılarınızdan birini seçerek ilerleyin.