Satış süreciniz siparişi aldığınız anda tamamlanmaz. Siparişi tamamlamanız gerekir ve arada geçen zamanda bir çok şey ters gidebilir. TeamGram, siparişleriniz tamamlanana kadarki süreci yönetmenize yardımcı olur. CRM’nizde sipariş bilgilerinin olması, gelecekteki satışlar için değerli veriler sağlar.
Bu özellik Plus ve daha üst abonelik planlarında bulunur.
Müşteri siparişi, bir müşterinin sizden satın almayı istediği öğeleri, kabul ettikleri şartlar ve koşulları listeleyen bir belgedir. Müşterinizin bir teklife verdiği yanıttır.
Siparişin hazırlanması zaman alabilir. Üretim, kurulum ve teslimat işlerini planlamanız gerekebilir. Müşteri siparişini yerine getirirken yaşanacak sorunlar, başarılı bir satışın kaybedilmesine neden olabilir ve aynı müşteriye gelecekte yapacağınız satışları tehlikeye atabilir. Satış ekipleri genellikle siparişler başarılı bir şekilde tamamlanana kadar süreç içinde kalmak isterler.
Siparişi almak, bir satışı kapatmak anlamına gelmez. Siparişlerin çoğu bir satışla ilgili olsa da, siparişlerinizi satışlarınızdan ayrı yönetmeyi tercih edersiniz. Bunun nedenlerine göz atalım:
- Bir satış birden fazla sipariş içerebilir. Diyelim ki küçük bir sipariş aldınız ve başarılı şekilde tamamladınız, bu, daha büyük miktardaki satışı başarıyla kapattığınız anlamına gelmez.
- Bazı durumlarda, bir satışı gerçekleştirmek için herhangi bir sipariş almanız gerekmeyebilir. Satış bir anlaşma yapıldığı anda başarılı olarak kapatılabilir, ancak siparişler daha sonra gelebilir.
- Uzun zamandır süregelen başarılı bir ilişkinin sonucu olarak çok önceden kapatılmış satışlara ait siparişler almaya devam edebilirsiniz.
Müşteri Siparişi Oluşturmanın Üç Farklı Yolu
Bir Teklifi Siparişe Dönüştürerek
Müşteriniz teklifinizi çok fazla değişiklik yapmadan kabul ettiyse, bu en hızlı yöntemdir. Teklifi açın ve durumunu güncelleyin. Ardından Siparişe dönüştür düğmesini tıklayın. Bu, tekliften siparişe kopyalanan tüm ilgili bilgilerle yeni bir sipariş oluşturacaktır. Kaydetmeden önce varsa son dakika değişikliklerini yapabilirsiniz.
Mevcut Bir Siparişi Kopyalayarak
Daha önceki bir siparişe benzer içeriğe sahip uzun bir sipariş oluşturmanız gerektiğinde bu kullanışlı bir yöntemdir. Sol menüde yer alan Müşteri siparişleri sekmesine gidin, kopyalamak istediğiniz siparişi bulun, açın ve sağ üst kısımdaki kopyala düğmesine tıklayın.
Müşteri, ilgili kişi ve satış bilgileri boş olarak gelecektir, bu alanlara yeni bilgileri girin. Fiyat tablosu mevcut siparişten kopyalanır, böylece kaydetmeden önce bazı değişiklikler yapmak istemediğiniz sürece bu bilgileri tekrar girmeniz gerekmez.
Yeni Bir Müşteri Siparişini Sıfırdan Oluştururak
Başlangıç için bir teklifiniz yoksa veya kopyalayacak bir siparişiniz olmasa bile, sıfırdan bir sipariş oluşturmak kolaydır. Bunun için en iyi başlangıç noktası, önemli bilgilerin otomatik olarak doldurulacağı ilgili satış sayfasıdır. Aksi takdirde, sol menüden Müşteri siparişleri bölümüne gidebilir ve Yeni sipariş düğmesine basabilirsiniz.
Müşteri Sipariş Formunu Düzenlemek
Şablon
Yöneticiniz, antet, altbilgi görünümü gibi yerleşimi ve tasarımı etkileyen müşteri siparişi şablonları tanımlayabilir. Şablonlar mevcutsa, bir sipariş oluşturmak için kullanmak istediğinizi şablonu seçin.
Müşteri, İlgili Kişi ve İlgili Satış
Siparişinizin doğru CRM kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi için bu alanları doldurun. Her siparişin bir müşteri bilgisine sahip olması gerekir.
Sipariş Tarihi
Müşteriden siparişin alındığı tarihi bu alana girin.
Konu
Müşterinin referans numarasını veya kısa bir açıklama metnini girin.
Giriş Metni
Giriş metinleri siparişlerde ender olarak kullanılır. Sipariş kalemlerinden önce bir metin yer almasını isterseniz bu alana girin.
Sipariş Kalemleri
Bu alan tekliflerde yer alan fiyat tablosuna benzer. Müşterinin sipariş ettiği tüm kalemleri listelemek için bu alanı kullanın.
Dip notlar
Giriş metninin aksine, bu alan önemlidir ve neredeyse her zaman siparişle hakkında önemli bilgiler barındırır. Bu alana teslimat tarihi, teslimat yöntemleri, ödeme yöntemleri gibi bilgiler girebilirsiniz.
Durum
Bir sipariş aşağıdaki durumlardan birinde olabilir:
- Açık: Sipariş yeni yaratılmış ve işlemleri devam etmektedir.
- Tamamlandı: Sipariş gönderilmiş, teslim edilmiş veya müşterinin talimatıyla tamamlanmıştır. İlave bir işlem yapmak gerekmez.
- İptal: Bu sipariş tamamlanmayacaktır. İlave bir işlem yapmak gerekmez.
Aşama
Aşama alanı sadece siparişin durumu açık olduğunda geçerlidir. Sipariş aşamaları yönetici kullanıcılar tarafından özelleştirilebilir. Aşama bilgisini kullanarak siparişinizin işlem sürecini takip edebilirsiniz.
Adresler
Müşterinin varolan adres bilgileri arasından seçim yapın veya sıfırdan yeni bir adres oluşturun.
Müşteri Siparişini Yazdırmak
Siparişi yazdırmak için önce kaydedin sonra sayfanın üzerinde yer alan yazıcı simgesine tıklayın.
Müşteri Siparişini PDF Dosyası Olarak İndirmek
Siparişi PDF dosyası olarak indirmek için önce siparişi açın, sonra sayfanın üzerinde yer alan PDF simgesine tıklayın.
Müşteri Siparişini E-postayla Göndermek
Müşteri siparişlerini teyit etmek için e-postayla göndermek isteyebilirsiniz. Siparişinizi teyit amacıyla bir kişiye göndermek için siparişi açın ve e-posta düğmesine tıklayın. Eklemek istediğiniz herhangi bir metni girin. Siparişinizi içeren PDF dosyası e-posta gönderilirken otomatik olarak eklenecektir.
Müşteri Siparişlerini Listelemek
Sol menüde yer alan Müşteri siparişleri‘ne tıkladığınızda siparişleriniz rapor görünümünde ekrana gelir. Buradan ayrıca farklı kriterlere göre filtreler oluşturup daha sonra kullanmak üzere raporlar oluşturabilirsiniz. Sadece belirli bir müşteriye ait siparişleri görüntülemek için o müşteriye ait sayfanın altında yer alan Müşteri siparişleri sekmesine gidin.
Bir Müşteri Siparişiyle İlgili Faturayı Muhasebe Sisteminize Kaydetmek
Eğer TeamGram hesabınız kullandığınız muhasebe sisteminize bağlıysa tamamlanmış siparişlere ait faturaları otomatik olarak kaydedebilirsiniz.
- Bir müşteri siparişini açın.
- Sipariş durumunun Tamamlandı olarak işaretlenmiş olduğunu kontrol edin.
- Faturayı kaydet düğmesine basın.
Muhasebe sisteminizin desteklenip desteklenmediğini öğrenmek için Entegrasyon Kılavuzu‘nu kontrol edin. Bu özelliği kullanabilmeniz için sistem yöneticinizin faturalama konusunda sizi yetkilendirmesi gereklidir.