Sözleşmeler

Sözleşmeler Modülü Nedir?

Sözleşmeler modülü, müşteri ve firma sözleşmelerinizi TeamGram içinde dijital olarak oluşturmanıza, saklamanıza ve süreçlerini takip etmenize olanak tanır.

Sözleşmelerinizi hem şablon kullanarak hem de dosya yükleyerek oluşturabilir, duruma göre yönetebilir ve hatırlatma bildirimleriyle süreci kontrol altında tutabilirsiniz.

Erişim: TeamGram CRM üst menüsünden ” Daha “ → ” Sözleşmeler ” ekranına ulaşabilirsiniz.

Neler Yapabilirsiniz?

• Sözleşme Oluşturma: Yeni sözleşme kaydı oluşturup ilgili kişi/firma ile ilişkilendirebilirsiniz.
• Dosya Yükleme: Elinizde sözleşmeye dair bulunan evrak veya dosyaları sözleşme içerisine yükleyebilirsiniz.
• Şablon Kullanımı (İsteğe Bağlı): Sözleşme görünümünü hazır sözleşme dosyalarınızı word formatında yükleyerek oluşturabilirsiniz. 
• Durum Takibi: Hazırlanıyor, İmza Bekleniyor, İmzalandı, Feshedildi,Tamamlandı gibi durumlarla süreci izleyebilirsiniz.
• Hatırlatma Kurma: Sözleşme kaydı üzerinden tarih bazlı bildirim kurulabilir.
• PDF / E-posta Gönderme: Sözleşme görünümünü PDF olarak indirebilir veya ek dosyalarla birlikte e-posta ile iletebilirsiniz. 
• Raporlama & Filtreleme: Yaklaşan bitişler,  feshedilenler veya filtre bazlı özel listeler oluşturabilirsiniz.

Sözleşme Şablonu Oluşturma (İsteğe Bağlı)

Sözleşmelerinizi her seferinde sıfırdan hazırlamak yerine, Word formatındaki bir taslağı şablon olarak kaydedebilir ve sözleşme oluştururken tekrar kullanabilirsiniz.

Şablonlar, sözleşme belgesi oluşturulurken sistem tarafından otomatik olarak sözleşme bilgileriyle doldurulur ve sonrasında gerektiğinde düzenlenebilir.

• TeamGram üst menüsünden “Daha “ → “Kontrol paneli “ → “Sözleşme Ayarları ” menüsüne gidin.
• “ Yazdırma şablonları ” → “ Yeni şablon ekle ” butonuna basın. 
• Şablonunuzu isimlendirin ve dilini seçin.
• Dosya alanına ise, sözleşmenizin nasıl görünmesini istediğinize bağlı olarak düzenlediğiniz Word dosyasını yüklemeniz gerekmektedir. Word dosyasının tasarımını istediğiniz şekliyle hazırlayarak bu alana yükleyebilirsiniz.
• Şablonda sözleşmeye özel bilgilerin otomatik gelmesini isterseniz “ Özel Kelimeler ” özelliğini kullanabilirsiniz.  “ Dosya ” alanının altında bulunan “ Word şablonunda kullanabileceğiniz özel kelimelerin listesi ” butonuna tıklayarak özel kelimelerin referans isimlerini görüntüleyebilir, bu referans isimleri Word dosyasında hangi alanda görünmesini isterseniz ilgili alana ekleyebilirsiniz.

Örnek bir Word dosyası aşağıdaki şekliyle hazırlanmıştır;

Fiyat Tablosu Kullanımı (İsteğe Bağlı)

Şablonunuzda bir fiyat tablosu kullanacaksanız, Word şablonunuzda fiyat tablosunun görüntüleneceği yere #PricingTable özel kelimesini eklemeniz gerekir.
Tabloda hangi bilgilerin gösterileceğini ise ” Fiyatlama Tablosu Ayarları ” bölümünden  belirleyebilirsiniz (örn. Ürün Adı, Miktar, Birim Fiyat, Genel Toplam, İndirim vb.).

Yeni Sözleşme Oluşturma

• TeamGram Üst menüsünden ” Daha “→ “ Sözleşmeler ” sekmesine tıklayın.
• “ Yeni Sözleşme ” butonuna basarak sözleşme oluşturma ekranına geçin.
• Müşteri, başlangıç tarihi, bitiş tarihi gibi temel bilgileri doldurun ve kaydedin.

Kaydettikten sonra sözleşme bilgi sayfasından:

Dosyalar sekmesi → Dosya ekle (imzalı sözleşme, ek belgeler vb.)

Şablondan yeni belge oluşturun → Yüklediğiniz Word şablonuna göre sözleşme görünümü oluşturur.

Şablondan Oluşturulan Belgeyi Düzenlemek

Açılan belge ekranında sağ üst köşeden:

Veri giriş modu → sadece alan doldurma
Düzenleme modu → içerik üzerinde düzenleme yapabilirsiniz.

Satış Fırsatı ve Teklifi Sözleşmeye Dönüştürme

Satış fırsatı veya teklif içinden ” Sözleşmeler ” → ” Yeni Sözleşme Oluştur ” adımı ile sözleşme sürecine hızlıca başlayabilirsiniz.
Sistem, satış fırsatındaki müşteri ve ilgili temel bilgileri otomatik olarak sözleşmeye taşır.
Siz sadece sözleşme tarihlerini, içerik notlarını ve gerekirse dosyaları ekleyerek kaydedebilirsiniz.

Durum Takibi ve Bildirimler

Sözleşmelerin durumunu aşağıdaki şekilde yönetebilirsiniz:

• Hazırlanıyor – Taslak halinde, henüz imzaya gönderilmemiş sözleşmeler
• İmza Bekleniyor – Müşteri onayı bekleyen sözleşmeler
• İmzalandı – İmzalanan  sözleşmeler
• Feshedildi / İptal Edildi – Süreci sonlandırılmış sözleşmeler
  

Hatırlatma Kurma

Sözleşmenin özet ekranında bulunan çan ikonuna tıklayarak, istediğiniz tarihe hatırlatma ekleyebilirsiniz.
Belirlenen tarihte sistem size bildirim gönderir.

E-posta Gönderme ve PDF Alma

• Sözleşme görünümü ekranından PDF olarak indirebilirsiniz.
• ” E-posta ile Gönder ” seçeneğini kullanarak sözleşmeyi karşı tarafa iletebilirsiniz.
  

E-posta gönderirken, sözleşmeye ekli tüm dosyalar listelenir. İşaretlediğiniz dosyalar ek olarak e-posta ile gönderilir.

Fesih Sebepleri

Sözleşme sonlandırıldığında nedenini kayıt altına almak için ” fesih sebepleri “ tanımlayabilirsiniz.
Bu ayarlar sayesinde, feshedilen sözleşmeleri raporlarda sebebe göre filtrelemek mümkündür.

• TeamGram CRM üst menüsünden ” Daha ” → ” Kontrol Paneli “ → ” Sözleşme ayarları “ → ” Fesih Sebepleri “ → ” Yeni Sebep Ekle ” adımından secenekleri oluşturabilirsiniz.

💡 Örnek: “Ödeme yapılmadı ” , “Müşteri hizmeti durdurdu ” ,“ Şartlara uyulmaması ” gibi. 

Raporlama ve Liste Görünümleri

Tüm sözleşmelerinize tek ekrandan ulaşabilirsiniz.

• Hazır liste görünümlerini “Yakında bitenler , feshedilenler , imza bekleyenler vb.” kullanabilir,
• ” Sözleşmeler “→ “ Yeni Liste ” yazısına tıklayarak özel kriterlere göre “ Müşteri, başlangıç/bitiş tarihi, durum, şablon, fesih sebepleri gibi ”  alanlara göre filtreleme yapabilirsiniz.
• Sütun görünümünü özelleştirip kaydedebilirsiniz.
• Raporları excel olarak dışa aktarabilirsiniz.

💡 Örnek: “ İmza Bekleyen ” durumundaki sözleşmeleri filtreleyip bitiş tarihine göre sıralayabilirsiniz.

Yeni özellikler eklendikçe bu rehber güncellenecektir.