TeamGram, işletmenizin hiyerarşik yapısını tanır ve kullanıcı erişim yetkilerini daha kolay yönetilebilir hale getirmek için bu bilgileri kullanır.
Erişim yetkilerinin nasıl çalıştığını anlamak için bazı temel kavramlarla başlayacağız:
Kayıtlar
TeamGram verilerinizi kayıt denilen bloklarda saklar. Kayıt türlerine örnek olarak kişiler, şirketler, satışlar, müşteri adayları, siparişler yer alır. Bir kayıt genellikle, aynı sayfada birlikte gösterilen birden fazla veri alanına sahiptir. Şirketinizde kimlerin hangi kayda erişebileceğini belirleyebilirsiniz.
Yetkiler
TeamGram’da her kayıtla ilgili 3 yetki seviyesi vardır
- Sahibi: Bir kaydın sahibi, o kaydı okuyabilir, değiştirebilir veya silebilir, bunları başka kimlerin yapabileceğine karar verir. Ayrıca kaydın sahipliğini başka bir kullanıcıya devredebilir. Bir kaydı oluşturan ilk kişi otomatik olarak ilk sahibi olur. Her kaydın sadece bir sahibi olabilir.
- Okuyup değiştirebilenler: Editör haklarına sahip bir kullanıcı bu kayıtta değişiklik yapabilir, ancak diğer kullanıcıların erişim düzeylerini değiştiremez.
- Okumaya yetkili olanlar: Okuyucu haklarına sahip bir kullanıcı kaydı görüntüleyebilir, ancak herhangi bir değişiklik yapamaz.
Aboneliğiniz yalnızca temel erişim yetkileri yönetimini içeriyorsa, okuyup değiştirebilenler veya okumaya yetkili olanlar haklarını ya tüm kullanıcılara tanımlayabilirsiniz ya da bunları herkes için engellersiniz. Tüm kullanıcıları okumaya yetkili olanlar olarak atamak, şirketinizdeki her kullanıcının bu kaydı görebileceği anlamına gelir. (Hiç kimseye yetki tanımamış olsanız bile, şirket hiyerarşisinde üst sıralarda yer alan insanlar sizinle aynı yetkilere sahip olabilirler. Bunun nasıl çalıştığını anlamak için aşağıdaki bölümü okuyun.)
Aboneliğiniz ileri seviye erişim yetkileri yönetimini içeriyorsa, okuyup değiştirebilenler veya okumaya yetkili olanlar haklarını belirli kişi veya departmanlara tanımlayabilirsiniz. Üretim Ekibine bir kayıt için okuyup değiştirebilenler yetkisi tanımlarsanız departmanda bulunan (ve onların raporladığı) herkes kayıta değişiklik yapabilir.
Herhangi bir kayıtla ilgili yetki bilgisi Bilgiler sekmesinin en altında yer alır. Bir kaydın sahibi sizseniz bu kayıtla ilgili erişim yetkilerinde değişiklik yapma izniniz de vardır.
Organizasyon Şemanız
Genel bir kural olarak, size raporlayan kişilerin erişebildiği her şeye siz de erişebilirsiniz. Size raporlayan bir kişi, müşteri toplantısı hakkındaki bir notu görüntüleyebilirse, siz de görüntülersiniz. Size raporlayan başka bir kişinin bir müşteriyle ilgili bilgileri değiştirme hakkına sahipse sizin de bu hakkınız vardır.
TeamGram, kullanıcılar arasındaki raporlama ilişkilerini anlamak için şirketinizin organizasyon şemasını kullanır. Tipik bir organizasyon şeması şöyle görünür:
Bu örnekte, destek yöneticisi, satış öncesi ve satış sonrası ekiplerinde bulunan herkesin eriştiği her şeye otomatik olarak erişebilir, çünkü bu iki ekip doğrudan ona raporlar. Ancak, satış müdürü, kendisi veya departmanı veya kendisine raporlayan kullanıcı veya bölümlerden biri yetkili olmadığı sürece, üretim ekibinden bir kullanıcının sahip olduğu bir kayda erişemez. Bu arada, genel müdür tüm kayıtlara erişebilir, çünkü kayıtların sahipleri doğrudan ya da dolaylı olarak ona raporlamaktadır.
Yöneticiler, bir şirketin organizasyon şemasını Kontrol paneli > Departman ayarları‘na giderek düzenleyebilirler.
Bir kayıt sahibinin bir belgeyi düzenlemesine izin verilmediği özel bir durum söz konusudur:
Bir belgeyi oluşturan ilk kişinin otomatik olarak belgenin sahibi olduğunu unutmayın. Belirli kayıtları, sahibinin onay için başka bir kullanıcıya gönderebileceği şekilde ayarlayabilirsiniz.
Tipik bir örnek, bir çalışanın doldurduğu ve onay için bir yöneticiye gönderdiği izin talebi formudur. Kullanıcıların, yöneticileri tarafından onaylandıktan sonra onaylanmış izin tarihlerini değiştirmelerini istemediğinizden, TeamGram, sahiplerinin onay için gönderilen dokümanlarda herhangi bir değişiklik yapmasına izin vermez.
Varsayılan Erişim Yetkileri
Bir kaydın sahibi her zaman erişim yetkilerinde değişiklik yapabilmesine rağmen, aynı departmandaki insanlar benzer kayıt türleri için benzer ayarları kullanmak isteyeceklerdir.
Satış departmanındaki kullanıcılar aynı departmandaki diğer kullanıcıların kendi satışlarını görmesini ama düzenleme yetkisine sahip olmamalarını ister. Ayrıca bu kayıtların muhtemelen başka bir departman tarafından görüntülenmemesini de ister. Öte yandan, destek ekibinin, kişi ve şirket kayıtlarını okuyamaya yetkili olmasını isteyebilirler, böylece destek ekibi kişileri arayabilir ve etkileşimleri hakkında notlar alabilirler.
Sistem yöneticiniz, her departman tarafından oluşturulan her kayıt türü için varsayılan erişim yetkilerini girebilir. Bu düzenleme Kontrol paneli > Departman yetkileri bölümünde yapılır.
Aşağıdaki örnekte, Telefon Satış departmanının bir üyesi tarafından oluşturulan yeni bir Satış için varsayılan erişim yetkileri şöyle düzenlenmiştir:
- Telefon satış departmanı üyeleri satış kayıdı üzerinde okumaya yetkili olarak belirlenmiştir.
- Bu kayıtla ilgili okuyup değiştirebilme yetkisi sadece kayıt sahibi ve onun raporladığı yöneticilere verilmiştir.
- Bunlar dışında bu kaydı başka kimse görüntüleyemeyecektir.
Kontrol paneli‘nde yönetici tarafından ayarlanan varsayılan erişim yekilerinden bağımsız olarak, kullanıcılar kayıt özelinde değişiklikler yapabilirler (Yöneticinin, paylaşım ayarlarını değiştiremez kutusunu işaretleyerek özellikle bunu engellemeği koşullarda).
İlişkili Kayıtlardan Doğan Yetkiler
Bu destek sitesinin diğer bölümlerinde de göreceğiniz gibi, TeamGram farklı kayıt türlerini birbiriye ilişkilendirmenize izin verir. Bir sipariş, bir şirketle (müşteri) ve ona bağlı bir Satışla ilişkilendirilebilir. Satış, aynı zamanda, planlanmış telefon görüşmeleri ve görevler gibi bir dizi satış etkinliğiyle de ilişkilendirilmiş olabilir.
Başka bir kayıt altındaki bir sekmeden yeni bir kayıt oluşturduğunuzda (bir Satışın altında yer alan Aktiviteler sekmesinde olduğu gibi), TeamGram yeni öğe ile mevcut öğe arasında otomatik olarak bir ilişki kurar ve ayrıca mevcut erişim yetkilerini yeni öğeye kopyalar. Kaydetmeden önce önerilen paylaşım ayarlarını değiştirebilirsiniz.