Diğer uygulamalarda yer alan verilerinizi ilk önce Microsoft Excel dosyalarına kaydederek TeamGram’a aktarabilirsiniz. Aşağıdaki veri türleri içe aktarılabilir:
- Müşteri adayları
- Kişiler
- Şirketler
- Satışlar
- Ürünler
Aktarma Dosyalarını Hazırlamak
- Her kolonun ilk satırında kolonun adını yazın.
- İçe aktarma sırasında, aktarma dosyanızda yer alan her kolonu yalnızca bir TeamGram alanıyla eşleştirebilirsiniz. Kolonları birleştirmeniz veya ayırmanız gerekirse bunu, içe aktarmaya başlamadan önce yapmanız gerekir.
- Yinelenen kayıt olmadığından emin olun.
- Aralarında boşluklar bırakmayın.
- Aktarmak istediğiniz verilerin TeamGram’da olmadığından emin olun.
- İşle ilgisi olmayan veya iş arkadaşlarınızla paylaşılmaması gereken bir şey aktarmadığınızdan emin olun. Bu, özellikle kişilere ait verileri kişisel kullanımınıza ait ortamlardan (cep telefonunuzun kişi kayıtları vb) aktarırken önemlidir.
- Güncel olmayan bilgileri içe aktarmayın. Artık alakalı olmayan her şeyi silin.
- Telefon numaralarını alfanümerik dizeler olarak girin, sayı olarak aktarmayın. Bunu yapmak için, telefon numaralarının ilk karakteri olarak bir kesme işareti (‘) eklemek gerekir. Bu karakter, Excel’e o hücredeki diğer her şeyi metin olarak yorumlamasını söyler. Telefon numaralarında parantez, artı, tire işaretleri ve boşluk kullanabilirsiniz.
- İçe aktarma dosyaları, etiketler alanı hariç, aynı hücrede birden çok değeri desteklemez. Birden çok etiketi ayırmak için aralarında virgül kullanın.
Verinizin aşağıdaki kurallara da uyduğundan emin olun:
- Müşteri adayları ve Kişiler: En az bir isim ve soyisim alanı bulunması zorunludur.
- Şirketler: Şirket adı bulunması zorunludur.
- Satışlar: Satışın ismi ve durum bilgisi zorunludur. Durum bilgisinin alabileceği, geçerli değerler: Açık – Aktif, Açık – Beklemede, Kapalı – Kazanıldı, Kapalı – Kaybedildi, Kapalı – Terk edildi, Kapalı – İptal edildi
- Ürünler: Marka, model ve adlardan en az biri gereklidir. Birim fiyat veya maliyet belirtilirse, para birimleri de belirtilmelidir (3 harfli ISO formatında). Kategori belirtilmişse, TeamGram’da önceden tanımlanmış olması gerekir.
Dosyayı İçeriye Almak
- Kontrol paneli > Aktarım işlemleri > İçeriye al.
- İçeriye almak istediğiniz kayıt tipini seçin.
- İçeriye almak istediğiniz Excel dosyasını seçin.
- Bu içeriye alım işlemi sonrasında oluşacak verilere ait erişim yetkilerini belirleyin.
- Devam‘a basın.
- Bir sonraki sayfada, dosyada yer alan kolon isimleri ile TeamGram’da yer alan uygun alanları eşleştirmeniz gereklidir. Herhangi bir alanı içeri almak istemiyorsanız Seçiniz olarak işaretleyebilirsiniz.
- Devam‘a basın. İçeri alma işleminiz sırası geldiğinde gerçekleşecektir.
İçeri Aktarma İşlemiyle İlgili Kontrol ve Hata Raporları
İşlem sırasını bekleyen aktarımlarınızın durumunu Kontrol paneli > Aktarım işlemleri > Aktarım geçmişi‘nde bulabilirsiniz.
Yanında Başarılı yazan aktarımlar tamamlanmış demektir. Aktarımla ilgili istisnai bir durum olup olmadığını kontrol etmek için aşağı ok tuşuna basın.
Eğer bir hata oluşmuşsa hatayla ilgili bir mesaj görüntülenir. Bunları düzelttikten sonra tekrar aktarım yapabilirsiniz. Başarılı olarak aktarılmış verileri tekrar aktarmayın.
İçeri Aktarma İşlemini Gözden Geçirmek ve Geri Almak
Önemli olan tüm kayıtlar, sistem tarafından oluşturulan, zaman damgasını gösteren bir etiketle otomatik olarak etiketlenir. Tüm içe aktarılan öğeleri görüntülemek için ilgili (etiketler sayfasındaki) etikete tıklayın.
İçe aktarılan tüm kayıtları silmeniz gerekiyorsa:
- Etiketler sayfasına gidin.
- Geri almak istediğiniz içe aktarmaya karşılık gelen etiketin üzerine gelin (tıklamayın).
- Etiketin adının yanında görünen silme simgesine tıklayın.
- “Etikete bağlı tüm kayıtları sil” seçeneğini işaretleyin
- Sil‘e basın, ardından Onaylayın.
Not: Veri bütünlüğünü korumak için, TeamGram diğer kayıtlarla ilişkilendirilmiş kayıtların silinmesine izin vermeyebilir.