Amaç
Kullanıcıların ihtiyaç duyduğu dokümanların bulut tabanlı bir yapıda tutularak; dosya paylaşımının, güncellemelerin kolaylaştırılması, bilgiye her an, her yerden erişim.
İşleyiş
Dosya yönetim sistemi aşamaları
- Bulut tabanlı dosya yönetimi sistemi tercihi (Google Drive/Microsoft OneDrive)
- Dokümanların belirlenen dosya yönetim sistemine aktarılması
- Kullanıcıların ilgili dosya yönetim sistemine (Google Drive/Microsoft OneDrive) ait kullanıcı hesaplarına sahip olmaları
- Ortak kullanıma alınacak dosyaların olduğu klasör/lerin kullanıcı -ilgili dosya yönetim sistemindeki- hesapları ile paylaşılması (Örnek; Google Drive üzerinden dosya paylaşımı için kullanıcının ‘kemal@gmail.com’ hesabı ile paylaşım)
TeamGram akışı
- TeamGram hesabına sahip şirketin (ABC Otomotiv) ‘Sistem yöneticisi’ rolündeki yetkilisinin TeamGram’da – dosya paylaşımı yapacağı- kullanıcıları sisteme tanımlayarak kullanıcılara ‘TeamGram Davetiyesi’nin iletilmesi
- Kullanıcının ABC Otomotiv adına TeamGram’dan kendisine gelen ‘ABC Otomotiv Hesabına Katıl’ davetiyesini onaylaması,TeamGram’daki ‘Kullanıcı adı’ ve ‘Şifresi’ni belirleyerek sisteme giriş yapması
- Kullanıcıların TeamGram uygulaması içindeki menü başlıkları üzerinden;
‘Daha’ > ‘Kontrol Paneli’ > ‘Entegrasyonlar’ başlığı altında ‘Kullanıcı entegrasyonları’ tab’ine ardından ‘Google Drive ikonuna tıklayarak -paylaşımın yapıldığı Google hesabını ‘kemal@gmail.com’ tanımlaması.
Bu tanımlamaları yapan kullanıcılar TeamGram’ı kullanırken gönderecekleri TeamGram Teklifler’ine ekleyecekleri dokümanları,paylaşıma açılmış olan dosya yönetim sistemi (Örnek Google Drive) üzerinden kolayca seçerek ekleyebilirler.
Benzer şekilde,TeamGram’da tanımlı hazır ‘E-posta şablonları’ üzerinden müşterilerine mesaj göndermek istediklerinde paylaşım dosyalarına erişerek mesajlarına diledikleri dosyayı kolayca ekleyerek gönderebilirler.
Sıkça Sorulan Sorular
Soru: Google Drive ya da Microsoft OneDrive için hangi kullanıcı hesapları geçerli olacak?
Yanıt: Google Drive için Google Workspace hesapları ya da @gmail uzantılı bir hesap, Microsoft OneDrive için Outlook,Office,Skype,Xbox Live,Bing,Store,Windows veya MSN kullanımı yapılan bir hesap.
Soru: TeamGram’da bu özelliğin kullanımı için belli bir servisin hesabına sahip olmak gerekiyor mu?
Yanıt: Hayır. Sahip olduğunuz ve güncel kullanmakta olduğunuz bir e-posta adresi ile TeamGram’da hesap oluşturulabilir.
Soru: TeamGram’da hesap oluştururken kullandığım e-posta adresi ile dosya yönetim sisteminde tanımlı hesabımın e-posta adresi aynı mı olmalı?
Yanıt: Hayır. TeamGram’da hesap oluştururken kullanacağınız e-posta adresinizin iş e-posta adresiniz olmasını öneririz.Dosya yönetim sisteminde tanımlı kullanıcı hesabına ait e-posta adresiniz farklı olabilir.