Gestionar sus Propuestas

Recuerde que una oportunidad y una propuesta no son las mismas cosas. Su objetivo es ganar la oportunidad. La propuesta es solamente un documento que envía a su cliente para explicar los términos y precios en los que ofrece para ganarla.

En el transcurso de la misma oportunidad, es posible que deba enviar varias propuestas sobre diferentes elementos. Es posible que también necesite revisar sus propuestas para satisfacer las solicitudes de los clientes.

TeamGram hace que sea fácil administrar diferentes revisiones de propuestas sobre diferentes oportunidades.

La etapa de una propuesta

El campo de etapa le ayuda a seguir la etapa actual de una propuesta.

• Borrador: una propuesta en borradores es un trabajo en progreso. Aún se puede hacer cambios.  No se considera lista para ser enviada a un cliente todavía. Cuando crea una propuesta, se crea en esta etapa. Desde esta etapa, solamente se puede mover a la etapa final.
• Final: cuando finaliza el trabajo en una propuesta de borrador, se mueve a la etapa final. Puede enviar una propuesta en esta etapa a un cliente..
• Esperando la Revisión: un cliente que ha recibido su propuesta puede solicitar cambios. Puede pedir precios más bajos u otros términos. Para marcar esta solicitud, debe mover su propuesta a esta etapa. Una solicitud de revisión suele significar un signo de interés continuo en nombre del cliente y se considera normal en la mayoría de los ciclos de ventas.
• Rechazado: el cliente también puede rechazar su propuesta, sin pedir cambios específicos. Tenga en cuenta que una propuesta rechazada no significa necesariamente una oportunidad perdida. Su oportunidad puede tener varias propuestas, de las cuales solamente una puede haber sido rechazada. O su propuesta puede ser rechazada, pero el cliente puede estar dispuesto a considerar una oportunidad alternativa de usted.
• Aceptado: si el cliente ha aceptado su propuesta sin ningún cambio, muévala a esta etapa. Tenga en cuenta que una propuesta aceptada no necesariamente significa que se haya ganado una oportunidad, pero sin duda es un desarrollo positivo.
• Abandonado: a veces puede decidir no hacer un seguimiento de una propuesta. Su importancia puede haber disminuido, el cliente puede tardar demasiado para tomar una decisión, o la oportunidad puede no lucir tan lucrativo. Mueva su propuesta a esta etapa para eliminarla de su lista de trabajo.
• Retirado: si usted ha tenido un cambio de opinión y decidió no ofrecer los términos previamente ofrecidos a un cliente en una propuesta ya enviada, márquela como retirado.
•  Esperando: si su cliente tarda más de lo esperado debido a circunstancias inusuales, es posible que desee mover su propuesta a esta etapa.

Al cambiar la etapa de una propuesta, también puede especificar la fecha en que el cambio se hizo efectivo.

Para cambiar la etapa de una propuesta, selecciónela de la lista de propuestas y haga clic en el botón de editar al lado de la etapa actual. Luego seleccione su nueva etapa y la fecha efectiva. Ingrese una breve descripción si es necesario.

Propuestas que requieren la aprobación de otro usuario

Su administrador puede requerir que propuestas de algunos departamentos necesiten la aprobación de otro usuario. Si ese es el caso, usted mismo no puede mover una propuesta de la etapa borrador a la etapa final. En su lugar, debe enviarla a un aprobador que aprobará o rechazará su solicitud.

Para enviar su propuesta en borrador a un aprobador, abra la oportunidad y haga clic en el botón Editar. Vaya a la parte inferior de la página y seleccione el nombre de la persona autorizada para aprobar sus propuestas. Guardar.

Revisar una propuesta

Si su cliente solicita una revisión de una propuesta que ya le envió, no necesita comenzar de cero.

Encuentre la propuesta donde se solicita un cambio. Haga clic en el botón «Editar«. Esto creará un nuevo borrador con el mismo contenido. Ahora puede hacer cambios y guardarlos como una nueva propuesta. TeamGram vinculará esta versión revisada a la original. Puede seguir el enlace en la parte inferior para ver la versión anterior y ver qué ha cambiado entre las revisiones.

Imprimir una propuesta

Si desea enviar una propuesta impresa a un cliente, primero abra la propuesta para verla y asegúrese de que su etapa esté configurada como final.

Luego haga clic en el botón de impresión cerca de la parte superior de la página.

Enviar una propuesta por Email a un cliente

Para enviar una propuesta a un cliente, primero ábrala y visualícela. Asegúrese de que su etapa esté configurada como final.

Luego haga clic en el botón de Email cerca de la parte superior de la página. Esto abrirá la ventana de Email. Si el administrador del sistema ha guardado un texto de correo preestablecido para esta plantilla, el contenido del mensaje se completará previamente, pero podrá cambiar su contenido.

Descargar su propuesta como un archivo PDF

Si usted prefiere, también puede descargar un archivo PDF de su propuesta final y enviarlo por Email a su cliente.

Para hacerlo, primero abra la propuesta haciendo clic en ella desde la lista de propuestas. Luego haga clic en el botón PDF cerca de la parte superior de la página. Su navegador puede solicitar que seleccione una ubicación para guardar su archivo o una aplicación para abrirlo. Su descarga se guardará en la carpeta de descargas de su navegador.

Copiar una propuesta a Otra Oportunidad

Si necesita enviar una propuesta similar a varios clientes, puede copiar la propuesta creada para una oportunidad a otras oportunidades.

Primero, encuentre la propuesta que desea copiar. Haga clic en la propuesta de la lista para verla. Asegúrese de que ésta sea la propuesta de la que desea copiar.

Haga clic en el botón copiar cerca de la parte superior de la página. Esto creará un nuevo borrador de propuesta. Los campos de cliente, contacto principal y oportunidad estarán en blanco. Complete y seleccione una dirección de destinatario antes de guardar.

Puede editar esta propuesta tal como las que creó desde cero. Cuando usted esté listo, cambie su etapa a “final” e imprímala o envíela por Email.