El proceso de ventas no termina cuando recibe un pedido. Aún necesita cumplirlo, y muchas cosas pueden salir mal hasta ese momento. TeamGram puede ayudarle a gestionar pedidos hasta que se cumplan. Tener información de pedidos en su CRM también proporciona datos valiosos para futuras ventas.
Esta función está disponible en el plan de suscripción Plus y planes superiores.
Un pedido de cliente es un documento que enumera los artículos que un cliente ha solicitado comprar de usted, y los términos y condiciones que han acordado. Es la respuesta del cliente a una propuesta.
Puede tomar tiempo para procesar un pedido. Es posible que deba planificar la producción, la instalación y la entrega. Las fallas en el cumplimiento de un pedido de un cliente pueden causar la pérdida de una oportunidad ganada y poner en peligro futuras oportunidades con el mismo cliente. Los equipos de ventas generalmente quieren mantenerse involucrados en el proceso hasta que los pedidos se cumplan con éxito.
Obtener un pedido no es sinónimo con cerrar una oportunidad. Aunque la mayoría de los pedidos están relacionados con una oportunidad, querrá administrar sus pedidos por separado de sus oportunidades. Estas son algunas razones para hacerlo:
- Una sola oportunidad puede incluir varios pedidos. Recibir un pedido pequeño y cumplirlo satisfactoriamente no necesariamente justifica marcar una oportunidad importante como ganada.
- En algunos casos, es posible que no se necesite recibir ningún pedido para ganar una oportunidad. La oportunidad se puede ganar en el momento en que se llega a un acuerdo, pero los pedidos pueden llegar mucho más tarde.
- Puede continuar recibiendo pedidos de oportunidades que fueron cerradas hace mucho tiempo, como parte de una relación exitosa a largo plazo.
Tres maneras diferentes de crear un pedido de cliente
Convertir una propuesta en un pedido
Si su cliente ha aceptado su propuesta sin demasiados cambios, ésta es la forma más rápida. Simplemente abra la propuesta y actualice su estado como aceptado. Luego, haga clic en el botón Convertir a pedido. Esto creará un nuevo pedido con toda la información relevante copiada de la propuesta en el pedido. Aún podrá hacer cambios de último minuto antes de guardarlo.
Copiar un pedido existente
Éste es un método útil cuando necesita crear un pedido largo con contenido similar a un pedido anterior. Simplemente vaya a la pestaña de pedidos en la barra de navegación izquierda, encuentre el pedido desde el que desea copiar, ábralo y haga clic en el botón copiar en la parte superior.
El cliente, el contacto principal y la información de la oportunidad estarán en blanco, y deberá ingresar nueva información allá. La tabla de precios se copiará del pedido existente, por lo que no será necesario volver a ingresar esa información nuevamente, a menos que desee realizar cambios antes de guardar.
Crear un pedido de cliente desde cero
Incluso si no tiene una propuesta al comienzo, u otro pedido para copiar, es muy fácil crear un pedido desde cero. El mejor lugar para comenzar un pedido desde cero es la página relacionada de oportunidades, ya que se completará automáticamente algunos de los campos clave. De lo contrario, puede ir a la sección de pedidos de los clientes desde la barra de navegación izquierda, y presionar el botón crear un nuevo pedido de cliente.
Editar el formulario de pedidos de los clientes
Plantilla
Su administrador puede definir plantillas de pedidos de clientes que determinan el diseño y los elementos visuales, como las imágenes de membrete y pie de página. Si hay plantillas disponibles, seleccione la que desea usar para este pedido.
Cliente, contacto principal y nombre de la oportunidad
Complete estos campos para conectar su pedido a las entidades de CRM correctas. Cada pedido debe tener un cliente.
Fecha del pedido
Ingrese la fecha en que se recibió este pedido del cliente.
Descripción
Solicite una breve descripción o el número de referencia del cliente aquí.
Texto de apertura
Los textos de apertura no se usan con frecuencia en los pedidos. Si necesita mostrar un texto específico antes de las líneas del pedido, ingréselo aquí.
Líneas de Artículos
Esta sección es similar a la tabla de precios en propuestas. Úsela para enumerar todos los artículos pedidos por el cliente.
Texto de cierre
A diferencia del texto de apertura, esta sección es importante y casi siempre contiene información importante sobre el pedido. Es posible que desee ingresar los plazos de entrega, los métodos de envío y las condiciones de pago aquí.
Estado
El estado de un pedido debe ser uno de los siguientes:
- Abierto: un pedido se acaba de crear y se está procesando.
- Concluido: el pedido ya ha sido enviado, entregado o completado de otra manera según la solicitud del cliente. No se necesita ninguna otra acción.
- Cancelado: este pedido no se cumplirá. No se necesita ninguna otra acción.
Etapa
El campo de etapa solamente es relevante cuando el pedido está abierto. Las etapas de pedidos pueden ser personalizadas por los administradores. Use el campo de etapa para rastrear el progreso en el procesamiento de sus pedidos.
Información de dirección
Seleccione entre las direcciones disponibles del cliente o ingrese nuevas direcciones desde cero.
Imprimir un pedido del cliente
Para imprimir un pedido, guárdelo y haga clic en el icono de la impresora en la parte superior de su página.
Descargar un pedido del cliente como un archivo PDF
Para descargar un pedido como un archivo PDF, abra el pedido y haga clic en el icono de PDF en la parte superior de la página.
Enviar un pedido por correo electrónico a un cliente
Es posible que desee enviar por correo electrónico los pedidos de los clientes a sus contactos para su confirmación. Para enviar un pedido a un contacto para su confirmación, abra el pedido y haga clic en el botón de correo electrónico. Agregue cualquier mensaje que quiera agregar a su correo electrónico. Un archivo PDF que contiene su pedido se adjuntará automáticamente durante el envío.
Listado de pedidos de clientes
La pestaña de pedidos de los clientes en la barra de navegación izquierda enumera sus pedidos. Puede aplicar filtros y guardar sus criterios de selección para uso futuro. Para ver solamente pedidos de un cliente específico, vaya a la página de ese cliente y haga clic en la pestaña de pedidos debajo de él.
Guardar una factura para un pedido en su sistema de contabilidad
Si su cuenta de TeamGram está conectada a su sistema de contabilidad, puede guardar automáticamente las facturas de sus pedidos concluidos.
- Abra un pedido del cliente.
- Asegúrese que el estado del pedido del cliente esté configurado a concluido.
- Haga clic en el botón Guardar factura.
Consulte la Guía de integraciones para ver si su sistema de contabilidad es compatible. El administrador de su sistema debe autorizar la facturación para usted antes de poder usar esta herramienta