Para llegar a ganar una oportunidad, debe saber quién es su contacto y qué está tratando de venderle. También es posible que pueda estimar cuánto comprará, su probabilidad de éxito y cuándo puede decidir.
Las oportunidades son los registros más importantes en su sistema de CRM. Tómese el tiempo para comprender qué son y cómo se utilizan para administrar las ventas.
En TeamGram, las posibles ventas se llaman oportunidades. Cada posibilidad por separado para hacer una venta es una oportunidad por separado.
También es importante entender lo que no es una oportunidad:
- Una oportunidad no es necesariamente un «trato hecho»
Aún puede estar trabajando para ganar una oportunidad. Quizás usted puede o no puede vender al final. Es posible que su contacto no haya aceptado sus términos todavía. Puede que ni siquiera sepa lo que va a vender al final. En lo que respecta a TeamGram, sigue siendo una oportunidad en la que usted está trabajando. - Una oportunidad no es un «contacto»
Cada oportunidad debe tener un contacto potencial. Eso no significa que una oportunidad y un contacto sean lo mismo. Puede tener varias oportunidades con el mismo contacto y, a veces, incluso negociarlas simultáneamente. El mismo contacto puede decidir comprar de usted en algunas oportunidades y de otro proveedor en otras. - Una oportunidad no es una «propuesta»
Una propuesta (a veces se llama presupuesto o cotización) es un documento que describe los términos en los que propone trabajar con su contacto. Durante el transcurso de una oportunidad, es posible que deba enviar varias propuestas a su contacto. Su contacto puede rechazar su propuesta y pedirle que usted haga cambios varias veces, y aún puede comprar al final. - Una oportunidad no es un «pedido»
Usted desea obtener un pedido al final de la oportunidad, pero los dos no son lo mismo. El pedido es simplemente un documento que recibe de su contacto que detalla exactamente qué es lo que quiere comprar. Es su respuesta a su propuesta. En algunos casos, también puede recibir pedidos múltiples como parte de la misma oportunidad. Cuando comienza a negociar una oportunidad, es posible que ni siquiera sepa qué comprará el contacto al final, así que, desde el punto de vista de la administración de ventas, el pedido no es algo con lo que pueda trabajar hasta más adelante en el ciclo de ventas.
¿Quién es el propietario de una oportunidad?
Al informar el rendimiento de ventas, TeamGram atribuye las oportunidades a sus propietarios. Asegúrese de que la persona responsable de una oportunidad (ejecutivo de cuenta, representante de ventas, etc.) sea su propietario designado.
Tenga en cuenta que la persona que crea una oportunidad se convierte automáticamente en su propietario inicial, pero esa persona (o un administrador) puede designar a otro usuario como propietario de la oportunidad.
El contacto de una oportunidad
Solamente se puede hablar sobre una oportunidad si puede identificar al posible comprador. Su contacto puede ser un individuo (contacto) o un negocio (empresa).
Nombrar tus oportunidades
Tan pronto como identifique una oportunidad de venta, debe crear una oportunidad en TeamGram. Para hacerlo, debe nombrar la oportunidad. Es importante designar un nombre. Aunque TeamGram le permite dar cualquier nombre a sus oportunidades, es una buena práctica tener una política de la empresa sobre cómo nombrar sus oportunidades. Considere las siguientes pautas:
- No sea vago:
El nombre de la oportunidad debe reflejar cuál es la oportunidad de venta. Trate de ser específico sobre quién es el comprador y qué puede comprar o cuál es el proyecto.
Ejemplo: si su empresa se trata de vender revestimientos para pisos, «proyecto de alfombras # 23» no es un nombre muy bueno. Un nombre como «Alfombras para el Proyecto de Renovación del Hotel Excelsior» describe de qué se trata sin tener que buscar ningún otro detalle. - No sea demasiado restrictivo:
Deberá nombrar sus oportunidades al comienzo del ciclo de ventas. Puede tener muy poca información disponible en ese momento. El alcance puede ser diferente una vez que la oportunidad evolucione. No se quiere tener nombres de oportunidades erróneas.
Ejemplo: «Alfombras de 700 metros cuadrados para el vestíbulo del hotel Excelsior» probablemente no sea un buen nombre. Quién sabe, es posible que se quiera comprar alfombras para otras partes del hotel y usted puede terminar vendiendo mucho más de 700 metros cuadrados como parte de esa oportunidad - Intente mantenerlos cortos:
Los nombres de oportunidades se usan en listas e informes donde el espacio puede ser limitado si está trabajando en una pantalla pequeña o un dispositivo móvil. Trate de mantener los nombres de sus oportunidades entre 5-6 palabras y coloca las palabras más descriptivas al principio. Eso hará que sea más fácil entender de qué se trata, incluso si parte del nombre se trunca.
Ejemplo: imagine que debe seleccionar una oportunidad en un informe donde los nombres están truncados, porque no hay suficiente espacio en la pantalla. ¿Cuál es mejor: «Excelsior Hotel …» o «Alfombras para E …»?
El estado de una oportunidad
Una oportunidad puede ser abierta o cerrada. Cada uno de estos estados también tiene algunos sub-estados:
- Abierto: una oportunidad abierta es una oportunidad en la que todavía está trabajando y con la esperanza de ganar. El contacto aún no ha tomado una decisión. Estas son las oportunidades que ocupan la mayor parte del tiempo de un equipo de ventas. Las oportunidades abiertas tienen dos sub-estados que describen mejor lo que está sucediendo con ellas:
- Activo: las oportunidades activas son aquellas en las que se encuentra toda la acción. Está involucrando activamente con los contactos y trabajando para ganar sus negocios.
- En espera: se trata de oportunidades que todavía están abiertas, lo que significa que el contacto aún no ha tomado una decisión, pero el proceso de venta no avanza debido a un factor externo. Un caso típico es cuando el comprador está pasando por un cambio de gestión, tiempo durante el cual la mayoría de las decisiones de compra se retrasan. No desea marcar estas oportunidades como cerradas, porque usted espera continuar vendiendo una vez que cambien las condiciones. Por otro lado, tampoco querrá marcarlas como activas porque no se pasará mucho tiempo con ellas.
- Cerrado: una oportunidad cerrada es aquel en la que el contacto ha llegado a una decisión final. Esa decisión puede o no ser a su favor. Lo importante es que no gastará su tiempo en oportunidades cerradas. En TeamGram, tenemos 4 sub-estados que describen cómo fueron cerradas:
- Ganado: si su contacto ha decidido comprarle, felicitaciones. Ha ganado la oportunidad..
- Perdido: si su contacto ha decidido comprarle a un competidor, eso significa que ha perdido esa oportunidad.
- Cancelado: si su contacto ha decidido no comprarle a nadie, la oportunidad se marca como cancelada.
- Abandonado: si usted ha decidido no continuar con esta oportunidad, se marca como abandonada.
Tener información de estado actualizada para cada una de sus oportunidades es muy importante. TeamGram le ayuda a enfocarse en oportunidades abiertas y usa la información en ellas para ayudarle a hacer pronósticos, mientras usa oportunidades cerradas para informar su desempeño anterior. Si los estados no están configurados correctamente, la información que usted obtenga de su CRM será menos significativa.
Flujo de oportunidades y etapas
Usamos la metáfora de pipeline para describir el proceso general de ventas. Cuando crea una oportunidad, ingresa en el pipeline desde la izquierda. Luego se mueve gradualmente hacia la derecha y con suerte emerge en el otro extremo como una victoria.
Es bueno saber cuáles oportunidades son nuevas, cuáles oportunidades están en el pipeline y cuáles se ganan, pero es probable que necesite más información para administrar el proceso de ventas. Más específicamente, querrá saber en qué punto del pipeline se encuentra cada oportunidad.
Una buena forma de hacerlo es dividir el pipeline en distintas etapas. Probablemente pueda nombrar las etapas que atraviesa una oportunidad típica en su empresa.
Ejemplo: una empresa que vende revestimientos de piso puede tener distintas etapas de oportunidades para las reuniones iniciales, la solicitud de propuestas, la negociación y la firma de contratos. Tenga en cuenta que hay un orden natural para estas etapas. Un contacto que nunca le ha conocido probablemente no solicitará una propuesta. Usted no puede enviar una propuesta y negociar con un contacto si no le ha solicitado una propuesta primero. No podrá firmar un contrato si las negociaciones no han terminado.
Las etapas que atraviesa cada oportunidad pueden variar de empresa a empresa. Es por eso que son personalizables en TeamGram. Una vez que decida cuales etapas son significativas para su empresa, puede determinar fácilmente la etapa de cada una de sus oportunidades. Eso le ayuda a comprender cómo se distribuyen las oportunidades a lo largo de su pipeline.
Esto es importante por varias razones:
- Mejor conocimineto de cómo funciona su pipeline
Visualizar su pipeline y ubicar sus oportunidades en las etapas correctas a lo largo de ese pipeline hace que sea más fácil entender cómo funciona el pipeline. Algunas empresas pierden muchas oportunidades en la etapa de negociación. Otros pueden necesitar muchas reuniones iniciales solamente para recibir algunas solicitudes de propuestas. Al mirar el pipeline le ayuda a comprender si tiene suficientes oportunidades en las etapas correctas para alcanzar sus objetivos y dónde realizar mejoras. - Mejor planificacioón
Conocer las etapas de sus oportunidades en el pipeline le ayuda a predecir mejor las ventas futuras, y hacer planes en consecuencia. ¿Qué significa tener 10 oportunidades en el pipeline? Tener 10 oportunidades en etapas iniciales y ninguna oportunidad en las etapas finales es una cosa. Si no tiene ninguna oportunidad en etapas iniciales y 10 oportunidades en etapas finales es algo completamente diferente. - Mejor enfoque
Diferentes asuntos tienen prioridad en diferentes etapas. Si tiene muy pocas oportunidades en etapas iniciales, es posible que desee aumentar la comercialización y la generación de leads. Si tiene muchas oportunidades en etapas posteriores, le conviene prestar más atención a la planificación de capacidad. Conocer la etapa de una oportunidad le ayuda a enfocarse en lo que más importa.
Revise y actualice constantemente la etapa de cada una de sus oportunidades, para que su pipeline siempre muestre una vista realista de sus oportunidades abiertas.
Probabilidad, fecha de cierre prevista y cantidad
La probabilidad, la fecha de cierre prevista y la cantidad esperada de una oportunidad se utilizan en la predicción.
La probabilidad es la posibilidad de cerrar una venta. Es un valor subjetivo, y se necesita experiencia para estimar las probabilidades.
La fecha de cierre prevista es el momento en que cree que el contacto llegará a una decisión final. Esto también puede ser difícil de estimar y requiere experiencia.
Finalmente, la cantidad esperada es el valor total de la venta que espera hacer como parte de esta oportunidad.
En el transcurso de la oportunidad, todo esto puede cambiar. Una oportunidad que usted inicialmente pensaba que era fácil de ganar podría resultar más difícil a medida que existen más competidores. El alcance del proyecto puede cambiar para incluir más elementos y su valor puede aumentar. El comprador puede tomar más tiempo de lo que inicialmente pensaba para tomar una decisión.
Para hacer pronósticos precisos, actualice sus oportunidades frecuentemente con nuevas probabilidades, fechas de cierre y estimaciones de valor.
Su próximo paso en una oportunidad
Lo más probable es que usted tenga múltiples oportunidades en su pipeline en cualquier momento. Puede ser difícil planificar y realizar un seguimiento de todos los pasos que deberán realizarse en cada una de ellas en cualquier escenario probable. En cualquier caso, esos pasos cambiarán dependiendo de muchos factores, incluidas las solicitudes del contacto y los movimientos de la competencia.
Una buena manera de lidiar con esa complejidad es planificar siempre un paso adelante en cada oportunidad. Cuando se complete ese paso, planifique el paso siguiente.
En TeamGram, puede ingresar el siguiente paso para cada oportunidad, junto con la fecha de ejecución planificada. TeamGram se asegura de que usted lo recuerde en el momento adecuado, lo que le permite trabajar en más oportunidades.
Ejemplo: si su contacto ha solicitado una propuesta, su siguiente paso será enviar una propuesta el próximo lunes. Una vez que lo haga, puede cambiar su siguiente paso a realizar una llamada de seguimiento 3 días después. Si durante esa llamada de seguimiento, su contacto solicita ver el borrador del contrato, puede cambiar el siguiente paso a enviar el borrador en 2 días.
Los próximos pasos se muestran de forma destacada con la información de la oportunidad, por lo que cualquier persona que mire los detalles de la oportunidad sabrá de inmediato qué está por venir o si un paso ya está vencido.