Puede almacenar, recuperar y procesar imágenes escaneadas y otros archivos en TeamGram, integrándolos a la perfección en su proceso de ventas.
La forma más fácil de almacenar archivos es adjuntarlos a una nota. Alternativamente, el administrador de su sistema puede agregar un campo especial a ciertos formularios donde puede subir archivos.
Las llamadas telefónicas y las reuniones cara a cara frecuentemente no son suficientes para ganar oportunidades complejas. Puede recibir cartas, folletos, archivos de especificaciones, dibujos, bocetos hechos a mano, fotos, planos, documentos escritos, y se le puede pedir que proporcione otros archivos o documentos escritos. Querrá capturar todo esto en TeamGram, como parte del historial de su oportunidad.
La forma más fácil de almacenar archivos en su historial de oportunidades es escribir notas breves, adjuntar los archivos y conectar las notas a las oportunidades relacionadas. Lea lo siguiente para ver cómo hacerlo.
Convertir documentos en papel a archivos PDF
Los archivos de cualquier tipo se pueden adjuntar a las notas de TeamGram, pero es probable que desee usar un formato ampliamente utilizado para asegurarse de que sus archivos permanezcan visibles en todos sus dispositivos en el futuro.
Adobe PDF es un formato de documento ampliamente utilizado. La mayoría de las computadoras y dispositivos móviles pueden mostrar el contenido de un archivo PDF con precisión, incluido el contenido gráfico, como membretes y firmas, incluso si el software utilizado para crear esos documentos no está instalado. Siempre que necesite almacenar documentos en papel en TeamGram, su primer paso será escanearlos y guardarlos en un formato universal como Adobe PDF.
La mayoría de los escáneres de oficina pueden almacenar documentos en papel en archivos PDF. Alternativamente, puede usar aplicaciones móviles para crear archivos PDF de sus documentos en papel, usando su teléfono móvil como un escáner. Las versiones de iOS y Android de Adobe Acrobat tienen capacidades de escaneo.
Escribir una nota y adjuntar archivos
Escribir una nota con archivos adjuntos es similar a escribir una nota de reunión o una nota de llamada.
Escriba una breve nota que describa lo que contiene su archivo. Antes de guardar su nota, haga clic en la pestaña de fotos y archivos debajo de la nota. Arrastre y suelte los archivos que desea adjuntar en el área de archivos adjuntos. Guarde su nota.
El motor de búsqueda de TeamGram usa el texto de la nota para indexar. Cuando guarde los archivos adjuntos, asegúrese de que el cuerpo de la nota describa brevemente lo que está en los archivos adjuntos, para que pueda encontrar los archivos fácilmente cuando sea necesario.