No TeamGram você pode armazenar, recuperar e processar imagens digitalizadas e outros arquivos, integrando-os perfeitamente ao seu processo de vendas.
A maneira mais fácil de armazenar arquivos é anexá-los a uma anotação. Como alternativa, o administrador do sistema pode adicionar um campo especial a determinados formulários nos quais você pode fazer upload de arquivos.
Normalmente, no processo de vendas e negócios mais complexos, apenas telefonemas e reuniões não são suficientes para fechar o negócios. É comum receber e ter de enviar documentos impressos como catálogos, brochuras, especificações de produtos ou equipamentos, desenhos e outros documentos. Para ter o histórico completo, você vai querer armazenar esses documentos no TeamGram.
A maneira mais fácil de armazenar arquivos no histórico das oportunidades é escrever anotações sobre eles, anexar os arquivos e conectar às oportunidades relacionadas. Veja aqui como fazer isso:
Converter documentos em arquivos PDF
Arquivos de diversos formatos podem ser anexados às anotações do TeamGram, mas o ideal é utilizar os formatos mais amplamente usados para garantir que seus arquivos abram em todos os seus dispositivos.
O Adobe PDF é um formato de documento amplamente usado. A maioria dos computadores e dispositivos móveis pode exibir o conteúdo de um arquivo PDF com precisão, incluindo conteúdo gráfico. No TeamGram, sempre que for preciso armazenar documentos, originalmente em papel, sua primeira etapa será digitalizá-los e salvá-los em um formato universal como o Adobe PDF.
A maioria dos scanners pode digitalizar e armazenar documentos em formato PDF.
Como alternativa, você pode usar o celular como scanner e um aplicativo para criar arquivos PDF a partir das imagens dos documentos. As versões iOS e Android do Adobe Acrobat tem recursos de digitalização.
Escrever uma anotação e anexar arquivos
Criar uma anotação com anexos é semelhante a criar uma atividade.
Redija uma breve nota descrevendo seu arquivo. Clique na guia fotos e arquivos localizada abaixo da anotação e arraste e solte os arquivos que você deseja anexar. Salve a anotação.
O mecanismo de pesquisa do TeamGram usa o texto da sua anotação para indexação. Quando você for salvar anexos, verifique se o texto descreve bem, porém, resumidamente, o conteúdo dos anexos. Assim, você poderá localizá-los facilmente.