A elaboração de cotações é uma atividade crítica, ela é trabalhosa e propensa a erros na maioria dos ciclos de vendas. O TeamGram, por outro lado, agiliza bastante essa atividade com o uso de modelos. Você seleciona um contato, escolhe os produtos e aplica o desconto, quando for o caso. A pesquisa de preço e os cálculos são automáticos no TeamGram.
A cotação é o documento oficial no qual você apresenta ao seu cliente os termos, as condições e os preços que sua empresa oferece para que o negócio seja realizado.
Em geral, os compradores tomam decisões com base nas informações contidas nas cotações que recebem, em especial, quanto às implicações financeiras. Sabendo disso, sua empresa pode usar as cotações para causar uma boa impressão logo de início e impulsionar o processo de vendas. Veja como:
- Destaque-se entre os concorrentes: uma cotação deve ser mais que uma tabela de preços. Ela deve refletir a identidade da empresa, por isso, garanta que suas cotações sejam profissionais, convincentes e livres de erros.
- Destaque seus pontos fortes: é importante oferecer aos compradores motivos, além de preços competitivos para elegerem sua proposta como a escolhida para compra. Num processo de venda, os concorrentes sempre podem reduzir os preços, mas qualidade, expertise e condições especiais são mais difíceis de replicar. Garanta que suas cotações destacam os bons motivos para escolher você.
- Seja ágil: as cotações não são como contratos finais. Quando bem elaboradas, elas ajudam os vendedores a concentrar a atenção do comprador nos pontos de destaque e, com isso, obter resultados rapidamente. Ser capaz de responder ativamente às solicitações dos clientes, emitir ou revisar as cotações de forma rápida, permitem que você cause uma boa impressão. Dê andamento ao processo de forma ágil e detaque-se de sua concorrência.
- Proteja seus interesses: os compradores dão muita ênfase aos custos, mas os custos são, na verdade, um produto das condições e termos de um negócio. As condições podem ser o prazo de entrega, formas de pagamento, garantia, serviços de instalação e outros. É importante que as condições sejam claramente comunicadas. Certifique-se de que o comprador entende todo o pacote de sua cotação e não se concentre apenas nos preços.
Usando modelos de cotação
Elaborar cotações diferenciadas, que atingem todos esses objetivos pode ser muito trabalhoso se, a cada nova cotação, você partir do zero. Os modelos de cotações do TeamGram podem ajudar você a dimensionar sua operações de vendas e produzir cotações de alta qualidade, rapidamente.
Os administradores do sistema podem definir vários modelos de cotações para uso em diferentes tipos de vendas. Se você é um administrador, confira o Guia do Administrador para saber mais sobre como criar modelos de cotação para os usuários de sua empresa.
Um modelo de cotação define rapidamente o layout padrão da empresa. Ele tem o cabeçalho da empresa, a identidade visual, o rodapé e o conteúdo do texto base. Com isso, é possível gerar uma cotação profissional e diferenciada em alguns minutos. Você precisará apenas selecionar o cliente e especificar os produtos e as quantidades.
Criar uma cotação
A melhor maneira de começar a criar uma cotação é através da página da oportunidade relacionada.
Note que uma oportunidade e uma cotação não são a mesma coisa. Como vendedor, seu objetivo é fechar um negócio. Uma cotação é apenas um documento que você cria e usa nesse processo. As cotações são documentos importantes, mas, no final, é a oportunidade que fecha o negócio.
Selecione a oportunidade para a qual você deseja criar a cotação. Quando a página da oportunidade abrir, vá para a guia de cotações e clique no botão nova cotação.
Selecione um modelo
Se o administrador do sistema tiver definido alguns modelos de cotação, o primeiro passo para criar uma cotação é selecionar o modelo que você deseja usar. É possível escolher a partir de uma lista de modelos disponíveis. Algumas empresas usam um modelo único, enquanto outras têm modelos diferentes para diferentes tipos de vendas ou idiomas.
Especifique o cliente, contato, oferta e assunto
A maneira recomendada de começar a criar uma nova cotação é a partir da página da oportunidade. Fazendo isso, você terá alguns campos já preenchidos automaticamente. Caso contrário, certifique-se de selecionar o cliente, o contato principal e o motivo da cotação. Você também deve inserir o assunto que aparecerá na sua cotação.
Redija o texto de abertura
No texto de abertura você deve incluir o conteúdo que você precisa mencionar antes de seus preços e condições. Inclua algumas informações sobre sua empresa e as vantagens de comprar de sua empresa.Você também pode explicar os benefícios de seu produto e a solução que você pretende vender. Essas informações ajudarão seu cliente a entender melhor o valor de sua solução e da sua empresa.
Há sempre uma parte do conteúdo que será padrão para todas as cotações. Por exemplo, uma breve introdução sobre sua empresa e produtos. Esse texto, provavelmente, estará preenchido quando você selecionar um modelo.
Você também pode querer incluir algum texto adicional que seja relevante em apenas algumas cotações, mas não em outras. Por exemplo, você pode mencionar o expertise da sua empresa em um determinado tipo de projeto, apenas nas cotações em que esse conhecimento seja relevante.
O administrador do sistema pode salvar parágrafos comumente usados como blocos de texto. Com isso, você poderá inseri-los em seu texto de abertura ao clicar no botão de texto na parte superior da caixa do editor de texto.
Selecione o método de precificação
Impostos sobre vendas ou impostos sobre valor agregado (IVA) podem ser aplicáveis aos itens de suas cotações.
Na maioria dos países, os impostos são aplicáveis, e é importante saber se os preços inseridos em uma cotação incluem ou excluem impostos. Entretanto, é possível que o administrador do sistema tenha desativado os cálculos de impostos da sua conta. Se esse for o caso, esta seção não se aplica a você.
Certifique-se de que o preço unitário dos produtos não incluem impostos, e que a taxa de imposto seja inserida em sua lista.
Mesmo que você insira preços já considerando junto os impostos, o TeamGram sempre mostra preços unitários livre de impostos, e adiciona os impostos no final. Para fazer os cálculos, o TeamGram precisa saber se os preços inseridos na cotação incluem ou não os impostos. Use a caixa de combinação na parte superior da tabela de preços para especificar:
- Os preços incluem impostos: use essa opção se os preços dos produtos já incluem os impostos. O TeamGram usará a alíquota de imposto ao lado de cada item para calcular os preços unitários, livre de impostos.
- Os preços não incluem impostos: use essa opção se os preços inseridos na tabela não incluírem imposto. Você deve inserir a taxa ao lado de cada item, de modo que o imposto total para uma cotação possa ser calculado e exibido.
- Impostos não são aplicáveis: esta opção desativa cálculos de impostos. Use-a se seus preços não incluírem impostos e se você não quiser exibir impostos em sua cotação. Pode ser que você apenas adicione um texto no fechamento sobre a obrigação do cliente de pagar impostos aplicáveis.
Inserir detalhes do item
A seção após o texto de entrada é a tabela de preços. Nela, é preciso adicionar cada um dos item em uma linha distinta, e você pode adicionar quantas linhas precisar. É possível também, dividir a cotação em seções para agrupar os itens relacionados.
- Selecionar um produto: a primeira coluna na tabela de preços contém o campo do produto. Para selecionar um produto, basta começar a digitar o nome, marca, modelo ou SKU do produto. Os itens correspondentes serão exibidos em um menu suspenso. Clique no item que você deseja adicionar. Se o item que você está procurando não estiver na lista de produtos, você poderá usar a opção novo produto para definir um novo produto.
- Especifique a quantidade: no campo de quantidade, insira a quantidade para o item selecionado.
- Ajustar o preço unitário e a taxa de imposto: se a sua lista de produtos já tiver um preço unitário e uma taxa de imposto para o item, o TeamGram os preencherá previamente para você. Se o seu administrador permitiu que você faça isso, você pode alterar os preços unitários em uma cotação.
- Calcular o total da linha: O TeamGram calcula, automaticamente, os totais de cada linha para você. Nenhuma ação adicional é necessária.
- Custo unitário (para estimativas de lucro): inserir o custo unitário dos itens é opcional. Ainda que você insira, eles nunca são incluídos nas cotações enviadas aos clientes. O custo é usado para exibir os lucros estimados de sua cotação. Se esse recurso estiver ativado para sua conta, insira o custo estimado de cada item no campo de custo unitário.
- Inserir informações adicionais sobre um item: para adicionar informações sobre um item, clique no círculo verde com o ícone de lápis branco à direita da linha. Isto irá abrir mais campos:
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- Unidade de locação: este campo mostra a unidade de medida aplicável à quantidade e preço unitário. Se a descrição do produto tiver essa informação, esse campo será pré-preenchido. Nesse caso, evite alterá-lo. Caso contrário, você pode inserir a unidade de medida aqui.
- Desconto: você pode aplicar descontos por item, ou em toda a cotação. Se você for aplicar desconto para itens específicos, use este campo. É possível inserir descontos com valores absolutos ou porcentagens.
- Informações: use este campo de texto para inserir informações de texto, tais como dimensões personalizadas, cores etc.
Adicionar novas linhas e títulos de seção à tabela de preços
Para adicionar novas linhas à sua tabela de preços, clique no link adicionar nova linha na parte inferior da tabela.
Você pode usar títulos para dividir a tabela de preços em diferentes seções; isso ajudará você a agrupar itens relacionados. Para criar um título, clique no link Adicionar novo título abaixo da tabela de preços.
Você também pode organizar itens de linha e títulos em sua tabela de preços na ordem que desejar. Para mover um item para cima ou para baixo, use os ícones de seta verde à direita de cada linha ou título.
Para remover um item completamente, clique no botão vermelho à direita.
Revise as taxas de câmbio
Você pode cotar preços em várias moedas no TeamGram. Seus clientes poderão ver todos os preços nas moedas originais que você inseriu, mas seus relatórios internos converterão os totais na moeda padrão de sua empresa.
O TeamGram obtém, automaticamente, as taxas de câmbio quando você cria uma cotação, mas você pode especificar diferentes taxas de câmbio. Para substituir as taxas de câmbio sugeridas pelo TeamGram, insira-as nas caixas fornecidas na tabela de preços. Esta seção só será exibida se sua cotação incluir itens com preços em diferentes moedas.
Digite o texto de fechamento
Após a tabela de preços, é importante adicionar outros termos e condições aplicáveis como data de entrega, garantia e formas de pagamento.
Você também pode querer encerrar sua cotação com algumas observações finais e manifestar que estará disponível para responder a quaisquer perguntas.
Como no texto de abertura, seu modelo pode preencher esta seção com algum texto, que você pode editar. O administrador do sistema também pode ter salvo alguns blocos de texto que podem ser inseridos.
Insira a data de vencimento da cotação
Cotações também devem ter prazo de vencimento. Isso ajudará o cliente a entender que a cotação, os descontos e termos nela considerados tem um prazo definido e que é importante tomar uma decisão antes do prazo expirar. Defina uma data de validade para usa cotação e adicione um lembrete para fazer o follow-up com o cliente antes que a data expire.
Salvar e visualizar uma cotação
Depois de inserir todas as informações, você poderá salvar sua cotação. Quando você salva uma cotação pela primeira vez, ela será salva como rascunho para que você possa editar.
Para ver como sua cotação ficará quando for enviada ao seu cliente, clique no botão PDF próximo ao topo da página para baixar o arquivo em formato PDF. Abra o arquivo em um visualizador de PDF e verifique as informações.
Observe que a cotação está marcada como “RASCUNHO”. Não envie cotações em rascunho aos clientes. Leia a seção “Gerenciamento de Cotações” para saber como finalizar uma cotação e enviá-la ao seu cliente.