Noções básicas sobre oportunidades

No TeamGram, as vendas potenciais são denominadas “Oportunidades”. Cada oportunidade de fazer uma venda é uma oportunidade única.

Mas, é importante saber também o que uma oportunidade não é:

• Uma oportunidade não é um negócio “fechado”
  Quando se está na etapa da oportunidade, o processo da venda está em andamento. Você pode ou não conseguir vender no final do processo. No que diz respeito ao TeamGram, trata-se de um negócio que você está trabalhando.
• Uma oportunidade não define um “cliente”
  Toda oportunidade deve ter um cliente em potencial, e isso não significa que a oportunidade e o cliente são a mesma coisa. É possível ter várias oportunidades com o mesmo cliente, e há ocasiões em que as oportunidades são negociadas simultaneamente. O mesmo cliente pode decidir fechar negócio com você em algumas transações e com outro fornecedor em outras.
• Uma oportunidade não é uma “cotação”
  Uma cotação (às vezes chamada de oferta) é um documento que descreve os termos com os quais você se propõe a trabalhar com seu cliente. Durante o curso de uma transação, você pode ter que enviar várias cotações para o seu cliente. Ele pode aprovar, rejeitar ou pedir que você faça alterações, até que ele aceite e feche a comprar no final da negociação.
• Uma oportunidade não é um “pedido”
  Você deseja receber um pedido no final de uma oportunidade, mas os dois não são a mesma coisa. O pedido é um documento que você recebe do seu cliente detalhando exatamente o que ele quer comprar; é a resposta dele para a sua cotação. Em alguns casos, você também pode receber vários pedidos como parte da resposta a uma proposta. Quando você começar a negociar uma oportunidade, você pode não saber exatamente o que o cliente acabará comprando, portanto, do ponto de vista de gerenciamento de vendas, o pedido não é algo com o qual você irá fechar o ciclo de vendas.

Quem é o responsável por uma oportunidade?

Ao reportar o desempenho das vendas, o TeamGram atribui as oportunidade aos seus proprietários responsáveis. Certifique-se de que a pessoa responsável por uma oportunidade (executivo de conta, representante de vendas, etc.) seja o responsável/designado para prosseguir.

Atente que a pessoa que cria uma oportunidade se torna automaticamente seu proprietário inicial, mas essa pessoa (ou um gerente) pode designar outro usuário como o proprietário responsável por esta oportunidade.

O cliente de uma oportunidade

Você só pode dar andamento nas tratativas de uma oportunidade se tiver identificado um comprador em potencial. Seu cliente pode ser um indivíduo (contato) ou um negócio (empresa).

Nomeando suas oportunidade

Assim que você identificar uma potencial venda, você deve criar uma oportunidade no TeamGram. Para fazer isso, você deve nomear a oportunidade. A nomeação é importante e, muito embora o TeamGram permita que você dê qualquer nome às suas oportunidades, é recomendável ter uma diretriz da empresa sobre como nomear as oportunidades. Considere as seguintes regras gerais:

• Seja específico:
  O nome da sua oportunidade deve refletir a oportunidade de vendas em questão. Para criar um nome, seja específico sobre o cliente/comprador, o que ele poderá comprar e o que é o projeto. Por exemplo, se você está no ramo de venda de revestimentos para pisos, o nome “Projeto de carpetes # 23” não ajuda a identificar a oportunidade. Por outro lado, o nome “Tapetes para o Projeto de Renovação do Hotel Excelsior” descreve de forma suficientemente específica.
• Não seja muito restritivo:
  Você nomeará suas oportunidade no início do ciclo de vendas. Nessa ocasião, você pode ter pouca informação disponível, ou, ao longo do processo, o escopo pode sofrer ajustes e mudanças. Idealmente, o nome que será atribuído no início, deve ser adequado mesmo depois das mudanças. Por exemplo “700 m² de tapetes para o Lobby do Hotel Excelsior” provavelmente, não é um nome ideal. Quem sabe, ao longo do processo, você acabe vendendo mais que 700 metros quadrados. Caso o Hotel considere sua oportunidade como a melhor, ele pode fazer a troca de tapetes em outros ambientes, o que irá ampliar os negócios.
• Seja breve:
  Nomes de oportunidades são usados em listas e relatórios nos quais o espaço para caracteres pode ser limitado, em especial, se você estiver trabalhando em uma tela pequena ou em um dispositivo móvel. Procure definir os nomes das suas oportunidades com até 6 palavras ou menos, e opte por palavras mais descritivas. Por exemplo: imagine que você precisa localizar uma oportunidade em um relatório em que os nomes exibidos são curtos porque não há espaço suficiente na tela, qual é o melhor: “Excelsior Hotel …” ou “Tapetes para E …”? Por isso, seja o mais preciso o possível.

O status de uma oportunidade

Uma oportunidade pode estar aberta ou encerrada. Ambos status tem algumas sub-divisões:

• Aberta: uma transação aberta é um negócio em andamento, você está trabalhando para fechar o negócio e vender. O cliente ainda não chegou a uma decisão final. As transações abertas têm dois sub-status, o ativo e em espera:

• • Ativa: transações ativas são aquelas em que os trabalhos estão acontecendo. Você está ativamente envolvendo o cliente e trabalhando para conquistar o negócio.
  • Em espera: trata-se de transações abertas, porém, o processo de trabalho não está ativo porque aguarda o retorno do cliente. Um caso típico acontece quando a empresa cliente está passando por uma mudança de gerenciamento e as decisões ficam aguardando a transação ser efetivada.

• Encerrada: uma transação encerrada é aquela em que o cliente chegou a uma decisão final, favorável ou não. Nas transações encerradas, você não dedicará mais tempo e esforço. No TeamGram, há 4 sub-status que descrevem como as transações foram encerradas:

• • • Ganha: se o cliente decidiu comprar de você. Parabéns, você ganhou a transação.
    • Perdida: se o cliente decidiu comprar de um concorrente. Isso significa que você perdeu a venda.
    • Cancelada: se o cliente decidiu não comprar mais. Talvez, ele decidiu adiar a compra por tempo indeterminado.
    • Abandonada: se você decidiu não continuar com essa transação, ela será marcada como abandonada.

Manter o status atualizado para cada uma das suas transações é muito importante. O TeamGram ajuda você a se concentrar em transações abertas e usa as informações de status para ajudá-lo a fazer o planejamento, enquanto usa transações encerradas para relatar seu desempenho anterior. Se os status não estiverem definidos corretamente, as informações obtidas do seu CRM serão menos representativas.

Pipeline e Etapas do Negócio

Usamos a metáfora do funil para descrever o processo geral de vendas. Quando você cria uma oportunidade, ela entra no funil pela esquerda. Em seguida, ela gradualmente se move para a direita e emerge no outro extremo como uma transação ganha.

Saber quais transações são novas, quais estão em andamento e quais são ganhas é importante, mas é necessário ter mais informações para gerenciar o processo de vendas. Mais especificamente, você precisará saber em que estágio do processo está cada transação.Uma boa maneira de ter essa informação é definir etapas para o funil. Você poderá nomear as etapas pelas quais, tipicamente, um negócio passa em sua empresa.

Por exemplo: uma empresa que vende revestimentos para pisos pode ter estágios distintos para reuniões iniciais, solicitação de proposta, negociação e assinatura de contrato. Veja que há uma lógica de negócios que ordena essas etapas.

Um cliente que ainda não conhece sua empresa, dificilmente irá solicitar uma proposta logo de início. Você, por outro lado, não irá enviar uma proposta e tentar iniciar as negociações, se o cliente não tiver definido o escopo do trabalho. Por fim, você não conseguirá ter o contrato assinado, se as negociações ainda estiverem em andamento.

A etapas que cada transação atravessa podem variar de empresa para empresa. É por isso que essas etapas são customizáveis no TeamGram. Depois de decidir quais etapas são significativas em sua empresa, você pode determinar o estágio de cada uma de suas transações. Isso ajuda você a entender como as transações são distribuídas ao longo de seu funil.

Isto é importante para:

• Melhorar a percepção de como seu pipeline funciona
  Posicionar as transações nas etapas corretas e visualizar o funil como um processo completo. Algumas empresas perdem negócios na fase de negociação, por exemplo. Outras, podem precisar de muitas reuniões apenas para receber alguns pedidos de proposta. Acompanhar o funil e entender se você tem transações suficientes nos estágios certos para atingir seus objetivos, assim como, identificar as etapas em que você deve implementar melhorias;
• Melhora o planejamento
  Fazer previsões de vendas assertivas.Por exemplo, o que significa ter 10 transações na etapa inicial do funil e nenhuma transação nos estágios finais? Isso, certamente, é um cenário diferente de ter 10 transações nos estágios finais e nenhuma no estágio inicial. Com base nessa informação, seu plano de ação irá variar.
  Melhora o foco e a definição de prioridades. Se você tem poucas transações nos estágios iniciais, você pode querer aumentar o marketing e a geração de leads. Se suas transações estão mais concentradas nas etapas finais, é possível que você dedique mais esforços no planejamento da capacidade de entrega. Conhecer a etapa de cada transação ajuda a focar no que é mais importante.

Mantenha atualizado o posicionamento de cada uma das suas transações nas etapas do funil. O pipeline sempre deve mostrar um quadro realista de suas transações

Probabilidade, Previsão de Encerramento e Montante

A probabilidade, a data prevista para o encerramento e o montante de uma transação são usados na previsão.

A probabilidade são as chances efetivas de fechar uma transação. É um valor subjetivo e requer alguma experiência para estimar a probabilidade.

A data prevista para o encerramento é a ocasião em que você acha que o cliente chegará a uma decisão final. A data também pode ser difícil de estimar e requer alguma experiência.

Finalmente, o montante é o valor total da venda que você espera fazer negócio.
Durante o curso da transação, tudo isso pode mudar. Um negócio que você inicialmente acreditou ser simples para fechar a venda, pode se tornar mais complexo se houver mais concorrentes do que o esperado.

O escopo do projeto pode mudar conforme a negociação, novos itens podem ser incluídos e o montante pode aumentar. A empresa cliente pode precisar de mais tempo para se decidir.

Atualize suas transações constantemente. Essa prática ajuda a ser mais assertivo nas previsões.

Seu próximo passo em uma transação

Normalmente, o mais provável é que você tenha várias transações em seu funil. Pode ser difícil planejar e acompanhar, detalhadamente, todas as atividades das etapas que precisam ser executadas em cada transação. De toda forma, as atividades serão diferentes dependendo de fatores como o estilo do cliente, as solicitações, a estratégia da concorrência, etc.

Uma boa maneira de lidar com essa complexidade é sempre planejar um passo à frente em cada transação. Quando a etapa atual for concluída, planeje a etapa seguinte.

No TeamGram, você pode inserir sua próxima atividade para cada transação juntamente com a data de execução planejada. O TeamGram tem recursos para garantir que você seja alertado no momento certo, permitindo que você mantenha o controle de suas atividades e trabalhe em outros negócios simultaneamente.

Por exemplo: se seu cliente solicitou uma proposta, sua próxima ação será enviar uma proposta na próxima segunda-feira; depois disso, você pode ajustar sua próxima etapa para fazer um telefonema de follow-up três dias depois. Se, durante o telefonema, o cliente já solicitar um esboço do contrato, você poderá alterar sua próxima etapa para enviá-lo em dois dias.

Sempre, as etapas seguintes são exibidas em destaque com as informações da transação. Assim, qualquer pessoa que verificar os detalhes da transação saberá imediatamente o que está por vir ou se há atrasos.