Gerenciar pedidos de clientes

Um pedido de cliente é um documento que lista os itens que ele pediu e os termos e condições com os quais ele concorda. É a resposta do cliente a uma proposta.

O processamento de um pedido pode levar tempo. Você pode precisar planejar a produção, a entrega e a instalação. Percalços no cumprimento de um pedido do cliente podem causar a perda de uma venda, além de colocar em risco negócios futuros com o cliente. Sabendo disso, normalmente, muitas equipes de vendas permanecem envolvidas no processo até que os pedidos sejam atendidos com sucesso.

Receber um pedido não é sinónimo de fechar uma oportunidade. Embora a maioria dos pedidos esteja relacionada a um negócio, você desejará gerenciar seus pedidos separadamente. Aqui estão algumas razões para fazer isso:

• Uma única oportunidade pode incluir vários pedidos. Receber um pedido e cumpri-lo com sucesso pode não justificar marcar uma oportunidade como ganha.
• Em alguns casos, você não precisará receber um pedido para fechar uma venda. A oportunidade pode ser ganha no momento em que um acordo é feito, e os pedidos podem chegar posteriormente.
• Você pode continuar recebendo pedidos que foram acordados há muito tempo, como parte de um relacionamento de longo prazo com o cliente.

Três maneiras diferentes de criar um pedido de cliente

Convertendo um orçamento em um pedido

Se seu cliente aceitou sua proposta sem muitas alterações, esta é a maneira mais rápida. Basta abrir a proposta e atualizar seu status como aceita. Em seguida, clique no botão Converter em Pedido. Isso criará um novo pedido com todas as informações relevantes. Você ainda poderá fazer alterações de última hora antes de salvá-lo.

Copiando um pedido existente

Esse é um método útil quando você precisa criar um pedido longo com conteúdo semelhante a um pedido anterior. Basta ir até a guia de pedidos na barra de navegação à esquerda, localizar o pedido que você deseja copiar, abri-lo e clicar no botão copiar na parte superior.
O cliente, o contato principal e as informações da oportunidade ficarão em branco, você precisará inserir as novas informações. A tabela de preços será copiada do pedido existente, você não precisará inserir essas informações, a menos que queira fazer algumas alterações antes de salvar.

Criando um pedido de cliente a partir do zero

É simples criar um pedido desde o início. A melhor forma é começar na página de oportunidades relacionadas, pois nela você terá preenchido automaticamente alguns dos principais campos.
Você pode também ir até a seção de pedidos de cliente na barra de navegação à esquerda e clicar no botão de novo pedido do cliente.

Editar o Formulário de Pedido do Cliente

Templates

Seu administrador pode definir modelos de pedidos de clientes que determinam o layout e os elementos visuais, como imagens de cabeçalho e rodapé. Se houver templates disponíveis, selecione aquele que você deseja usar para este pedido.

Cliente, contato principal e nome da oportunidade

Preencha estes campos para conectar seu pedido às entidades certas do CRM. Cada pedido deve ter um cliente.

Data do pedido

Insira a data em que esse pedido foi recebido do cliente.

Descrição

Inclua uma breve descrição ou o número de referência do cliente.

Texto de abertura

São raras as ocasiões em que devemos escrever uma texto de introdução em um pedido, no entanto, se for preciso incluir um texto específico, insira-o neste campo de texto de abertura que fica antes dos itens de linha.

Itens de linha

Esta seção é semelhante à tabela de preços em cotações. Use-a para listar todos os itens solicitados pelo cliente.

Observações

Ao contrário do texto de abertura, esta seção é importante para as observações, e quase sempre contém informações importantes sobre o pedido. Você poderá inserir os prazos de entrega, métodos de envio e condições de pagamento.

Status

O status de um pedido deve ser um dos seguintes:

• Aberto: quando o pedido é criado recentemente e está sendo processado.
• Concluído: o pedido já foi enviado, entregue, ou, de alguma forma, atendido de acordo com a solicitação do cliente.
• Cancelado: este pedido não será atendido. Nenhuma ação adicional é necessária.

Estágio

O campo do estágio só é relevante enquanto o pedido estiver aberto. Os estágios do pedido podem ser personalizados pelos administradores. Use este campo para acompanhar o progresso no processamento de seus pedidos.

Endereço

Selecione entre os endereços disponíveis para este cliente, ou insira um novo endereço, se for o caso.

Imprimir um pedido de cliente

Para imprimir um pedido, salve-o e clique no ícone da impressora na parte superior da página.

Baixar um pedido de cliente como um arquivo PDF

Para fazer o download de um pedido como um arquivo PDF, abra o pedido e clique no ícone do PDF na parte superior da página.

Enviar um pedido para o cliente por e-mail

Você pode querer enviar um pedido por email aos seus contatos para que eles confirmem. Para enviar seu pedido para um contato, abra o pedido e clique no botão de e-mail. Adicione a mensagem no seu email. Um arquivo PDF contendo seu pedido será anexado automaticamente durante o envio.

Listar os pedidos de clientes

A aba Pedidos de Cliente, na barra de navegação esquerda, lista seus pedidos. Você pode aplicar filtros e salvar seus critérios de seleção. Para visualizar apenas os pedidos de um cliente específico, acesse a página desse cliente e clique na guia “Pedidos” abaixo dele.

Salvar uma fatura para um pedido em seu sistema contábil

Se a sua conta do TeamGram estiver conectada ao seu sistema contábil, você poderá salvar automaticamente as faturas dos pedidos preenchidos.

• Abra um pedido do cliente
• Certifique-se de que o status do seu pedido esteja definido como concluído
• Clique no botão Salvar Fatura

Confira o Guia de Integrações para ver se o sistema de contabilidade que sua empresa utiliza é suportado. O administrador do sistema deve autorizar você a fazer faturamento antes de poder usar esse recurso.