E-posta Entegrasyonu

TeamGram Gönderimlerinde Şirket E-Posta Adresi Kullanımı
(Akıllı E-Posta Giden)

TeamGram, siz şirketinizin alan adını taşıyan e-posta adresleriyle gönderim yapmaya izin vermediğiniz sürece, müşteri adaylarına e-posta gönderdiğinizde, bunu no-reply@teamgram.com adresinden yapar. Yanıtların teslim edileceği adresi ise işlemi başlatmış olan TeamGram kullanıcısının doğrulanmış birincil e-posta adresi olarak ayarlar. Bu, geri dönüşlerin en yüksek oranda teslim edilmesini sağlar.

Şirketinize ait e-posta adreslerinden gönderim yapmaya izin verdiğiniz zaman, gönderici olarak şirket e-posta adreslerinizi kullanabilirsiniz. Bu seçenek, kullanıcılarınızın şirkete ait bir alan adı taşıyan e-posta adresleri kullandığı durumlarda (ör: kullanici@sirketiniz.com) geçerlidir.

Bu değişikliği yapmadan önce müşteri adaylarınız ve kişileriniz TeamGram’dan gelen bir e-postayı aşağıdaki gibi görürler:

Gönderen: no-reply@teamgram.com (Alıcı: kullanici@sirketiniz.com)

Akıllı E-posta özelliği için alan adınızı doğruladıktan sonra ise aşağıdaki gibi görürler:

Gönderen:kullanici@sirketiniz.com

TeamGram’ın kendi e-posta adreslerinizi kullanarak gönderebilmesi için, DNS’inize (Domain Name Server) bazı kayıtlar eklemeniz gerekir. DNS’iniz muhtemelen sunucularınızı barındıran servis sağlayıcı tarafından yönetilir. DNS’inize çevrimiçi erişiminiz olabilir, bu durumda kendiniz de değişiklik yapabilirsiniz. Aksi halde servis sağlayıcınızdan talep etmelisiniz.

• Kontrol paneli > Akıllı E-Posta Giden linkini takip edin.
• Kullanıcılarınızın e-postalarında kullanılan şirketinize ait alan adını (sirketiniz.com) girin. TeamGram’ın sizin adınıza gönderim yapabilmesi için sadece tek bir alan adını yetkilendirebilirsiniz. Yönetmediğiniz alan adlarını (gmail.com gibi) yetkilendiremezsiniz.
• Yetkilendirmeyi başlat düğmesini tıklayın.
• DNS’inize ait 5 kaydı girmeniz gerekecektir. Her bir DNS kaydı bir tür (TXT veya CNAME), bir isim veya bir değer içerecektir.

Bu değerleri girebilmek için DNS kayıtlarınıza erişiminizin olması gerekir. Bununla ilgili prosedürler servis sağlayıcıya göre değişkenlik gösterir. Lütfen CNAME ve TXT kayıtları oluşturmak konusunda onların yönlendirmelerine başvurun.

Kontrol paneli > Akıllı E-Posta Giden sayfasında doğrulama talebinizin durumunu kontrol edebilirsiniz. Tamamlanmamış bir madde kalmadığı durumda alan adınız TeamGram’dan e-posta göndermek için yetkilendirilmiş demektir.

Alan adınız yetkilendirildiğinde, kullanıcılarınızın birincil e-posta adresleri bu alan adıyla oluşturulmuşsa, gönderen adresi için ilave bir değişiklik yapmanız gerekmez.

Gelen E-Postaların TeamGram’a Yönlendirilmesi
(Akıllı E-Posta Gelen)

Kişisel posta kutunuzdaki kişilerle yaptığınız e-posta yazışmalarınızı TeamGram’a aktarabilirsiniz.

Yöneticinizin seçtiği entegrasyon seçeneklerine bağlı olarak, posta kutunuzu TeamGram’a farklı şekillerde bağlayabilirsiniz.

1. Yöntem:  TeamGram Gmail Eklentisinin Kullanımı

Gmail veya G suite’ı iş e-postanız olarak kullanıyorsanız, TeamGram’ın resmi Gmail eklentisi, posta kutunuzdan seçtiğiniz mesajları TeamGram notları olarak aktarmanın kolay ve güçlü bir yoludur.

TeamGram Gmail Eklentisi, Gmail web sitesinde ve iOS ve Android için resmi Gmail mobil uygulamalarında çalışır. Gmail hesabınızı kullanmak için yapılandırılmış diğer e-posta uygulamalarında çalışmaz.

TeamGram Gmail Eklentisini yüklemek için aşağıdaki adımları izleyin:

• Web tarayıcınızı kullanarak Gmail hesabınıza giriş yapın.
• Sağ kenar çubuğundaki eklenti al düğmesini (Artı işareti) tıklayın.
• G Suite marketplace penceresi açılır. Üstteki arama kutusuna “TeamGram” yazıp enter tuşuna basın.
• Sonuçlar içinde TeamGram for Gmail kutusunu bulun ve tıklayın.
• Yükle düğmesine tıklayın. Bir G Suite alanının yöneticisi sizseniz, bunu, tüm kullanıcılarınız için Alan Adı Yükleme’yi seçerek de yükleyebilirsiniz.
• Sorulursa, iş e-posta adresinizi seçin ve talep edilen izinleri verin.
• Şimdi marketplace penceresini kapatın ve gelen kutunuzdaki herhangi bir e-postayı açın. Gmail bir e-postanın içeriğini görüntülerken, TeamGram balık simgesi sağ kenar çubuğunda görünecektir. Üzerine tıklayın.
• Gmail ekranının sağ tarafında TeamGram Gmail Eklentisi giriş sayfası görüntülenecektir. Giriş düğmesine tıklayın ve Gmail’in TeamGram hesabınıza erişmesine izin verin. Bazı tarayıcılarda, giriş erişimine izin verdikten sonra giriş ekranı kapanmazsa, F5 (Yenile) tuşuna basmanız gerekebilir.
• Şirketinizi listeden seçmeniz istenebilir. Bu durumda seçiminizi yapın ve Kaydet‘i tıklayın.

Yükleme ve yetkilendirme adımları tamamlandığında, e-postalardan yeni notlar oluşturmak için TeamGram Gmail Eklentisini kullanmaya başlayabilirsiniz:

• Herhangi bir e-postayı açın. TeamGram Gmail Eklentisi, yalnız ekranda bir e-posta görüntülenirken çalışır.
• Sağ kenar çubuğundaki TeamGram logosuna tıklayın.
• TeamGram’da Paylaşın‘a tıklayın. Bu, e-postanızdan bir not oluşturacaktır.
• Notu görüntülemek için, TeamGram’da Göster‘i tıklayın. Sonra not sayfasındaki Değiştir düğmesine tıklayın. Bağlantıları tıklayın ve satışın adını ekleyin. Kaydedin.

2. Yöntem: Akıllı E-Posta Gelen Özelliğinin Kullanımı

Bu özellik sayesinde, müşteri adayları ve kişilere gönderdiğiniz ve onlardan aldığınız e-postalardan otomatik olarak yeni TeamGram notları oluşturulur. E-postanın gönderen, alıcı, konu bilgileri, tam metni ve ekleri notta yer alır. Not, ilgili kişiler ve müşteri adaylarıyla otomatik olarak ilişkilendirilir. Bu özelliği iki şekilde kullanabilirsiniz:

Manuel Yönlendirme (Microsoft Exchange dahil tüm e-posta istemcileriyle çalışır)

Gelen kutunuzdaki herhangi bir e-postadan bir TeamGram notu oluşturmak için:

• E-postayı şirketinizin Akıllı E-Posta adresine yönlendirin.
• Daha sonra TeamGram Haber akışı‘na gidin, otomatik olarak oluşturulan notun tarihini tıklayın ve düzenle düğmesine tıklayın.
• Bağlantılar sekmesine tıklayın ve ilgili satışı seçin ve kaydedin.

Kontrol paneli > Akıllı E-posta Gelen‘e giderek şirketinizin Akıllı E-posta adresini bulabilirsiniz. Yalnızca TeamGram’da kayıtlı birincil e-posta adresinizden yönlendirdiğiniz e-postalar işlenecektir.

Otomatik Yönlendirme (G Suite veya Gmail ile çalışır)

Gmail veya G Suite posta kutunuzu, iş e-posta adresinizden gönderdiğiniz veya aldığınız her bir e-postayı, ek bir işlem yapmadan otomatik olarak TeamGram’a yönlendirmesi için ayarlayabilirsiniz. TeamGram otomatik olarak yönlendirilen bir e-posta aldığında, gönderen ve alıcılar, müşteri adayı veya kişi kayıtları arasında yer alıyorsa, bir not oluşturulacaktır.

Gelen iletilerinizin otomatik yönlendirmesini ayarlamak için:

İş e-posta adresinize gönderilen tüm iletileri otomatik olarak TeamGram’a yönlendirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

• Kontrol paneli > Akıllı E-posta Gelen‘e gidin. Şirketinizin Akıllı E-posta Gelen posta kutusu adresini not edin.
• Gmail hesabınıza giriş yapın.
• Sağ üst köşedeki çark simgesine tıklayın ve ayarları seçin.
• Yönlendirme ve POP / IMAP üzerine tıklayın
• Bir yönlendirme adresi ekle seçeneğine tıklayın.
• Açılan kutuda, 1. adımda not ettiğiniz Akıllı E-posta adresinizi girin. Onayladıktan sonra, Gmail bize bir onay talebi gönderecektir. Bu biraz zaman alabilir. Şimdi posta kutunuza geri dönebilirsiniz.
• Doğrulamanızın tamamlanıp tamamlanmadığını görmek için daha sonra Gmail’in Yönlendirme ve POP / IMAP sayfasına geri dönün. Bir doğrulama kodu girmeniz istenirse, bu, isteğinizin hala incelenmekte olduğu anlamına gelir. İşlemi başlattığınız tarihten itibaren 24 saatten kısa bir süre geçtiyse doğrulama e-postasını tekrar göndermeniz gerekmez. Yönlendirme ve POP / IMAP sayfası artık bir doğrulama kodu istemiyorsa, yönlendirmeye başlamak için hazırsınız demektir. Bir sonraki adıma geçin.
• Yönlendirme seçeneğini Devre Dışı konumundan Etkinleştir olarak değiştirin. Şirketinizin Akıllı E-Posta Gelen kutusu adresinin hedef olarak seçildiğinden ve “bir kopyasını sakla” seçeneğinin de işaretlendiğinden emin olun. Sayfanın sonundaki değişiklikleri kaydet düğmesine tıklayın.

Farklı zamanlarda birden fazla kişiye benzer mesajlar gönderiyorsanız, bazı e-posta şablonları oluşturmak isteyebilirsiniz. Bir yöneticiyseniz, şablonlarınızı şirketinizdeki diğer kullanıcılara da açabilirsiniz. TeamGram, müşteri adayları ve kişiler için ayrı şablonlar oluşturmanıza olanak tanır. Kişilere e-posta göndermek için kullanılacak bir şablon oluşturmak için bu destek yazısını inceleyin.