La escritura de propuestas es una parte crítica de la mayoría de ciclos de ventas y requiere mucho tiempo y está propenso a errores. TeamGram acelera enormemente este proceso con plantillas. Seleccione un contacto, elija los productos, aplique un descuento (si corresponde). Las consultas de precios y cálculos son automáticas.
Las propuestas son documentos que usted envía a sus clientes explicando los términos y precios que está dispuesto a ofrecerles en una oportunidad específica.
Los compradores toman propuestas en serio, principalmente por sus implicaciones financieras. Puesto que las propuestas son tan cuidadosamente inspeccionadas por los compradores, debe usarlas para causar una impresión e impulsar el proceso de ventas en su dirección:
- Destacarse entre la competencia: una propuesta es mucho más que una hoja de precios. Refleja el carácter de su empresa. Desea que sus propuestas se vean profesionales, convincentes y libres de errores
- Resalte sus fortalezas: Darle a los compradores razones para decidir comprar de usted además de los precios bajos suele ser una buena idea, incluso si sus precios son más bajos que los de la competencia. Los competidores siempre pueden reducir los precios, pero cosas como la experiencia, la calidad y las características son más difíciles de replicar. No solamente envíe una hoja de precios. Asegúrese de que sus propuestas resalten otras razones para comprar de usted.
- Muévase más rápido: las propuestas no son contratos finales. Propuestas bien elaboradas ayudan a que los vendedores centren la atención del comprador en los asuntos importantes y ayudan a obtener resultados más rápidos. Ser capaz de responder rápidamente a las solicitudes de los clientes para revisar las propuestas le permite avanzar la negociación más rápido que su competencia.
- Proteja sus intereses: los compradores ponen mucho énfasis en los costos, pero los costos son en realidad un producto de los términos de una oportunidad. Estos pueden incluir plazos de entrega, condiciones de pago, garantía, servicios de instalación, etc. Es importante que estos términos se comuniquen claramente junto con sus precios, y asegúrese de que el comprador acepte todo el contenido de una propuesta, no solamente los precios.
Usar las plantillas de propuesta
Escribir propuestas sobresalientes que logren todos estos objetivos desde cero puede consumir mucho tiempo. Las plantillas de propuesta de TeamGram pueden ayudarle a ampliar su operación de ventas ayudándole a generar propuestas de alta calidad y sin errores rápidamente.
Los administradores del sistema pueden definir múltiples plantillas de propuesta para usar en diferentes tipos de ventas. Si es un administrador, consulte la Guía de administración para obtener más información sobre cómo crear plantillas de propuesta para sus usuarios.
Una plantilla de propuesta establece rápidamente el aspecto predeterminado de su propuesta con el membrete de su empresa, la imagen del pie de página, el diseño visual y el contenido del texto preliminar. En la mayoría de los casos, puede usar una plantilla para producir un documento de propuesta atractivo en minutos, simplemente por medio de seleccionar un cliente, y especificando los productos y cantidades.
Crear una propuesta
La mejor manera de empezar a crear una propuesta es ir primero a la página de oportunidades relacionadas.
Tenga en cuenta que una oportunidad y una propuesta no son las mismas cosas. Como vendedor, su objetivo es ganar una oportunidad. Una propuesta es solamente un documento que usted crea y usa en ese proceso. Las propuestas son documentos importantes, pero en última instancia, la oportunidad es lo que importa.
Seleccione la oportunidad para la que desea crear una propuesta. Cuando se abre la página de oportunidades, vaya a la pestaña de propuestas debajo de ella y haga clic en el botón de Crear una nueva propuesta.
Seleccionar una plantilla
Si su administrador del sistema ha definido algunas plantillas de propuesta para usted (lo que es muy recomendable), su primer paso para crear una propuesta es seleccionar la plantilla que desea usar. Puede elegir de una lista de plantillas disponibles. Algunas empresas usan una sola plantilla, mientras que otras tienen diferentes plantillas para diferentes tipos de ventas o idiomas.
Especificar El Cliente, Contacto, Oportunidad y Asunto
La forma recomendada para comenzar a crear una nueva propuesta es comenzar desde la página de oportunidades. Esto completará automáticamente algunos campos para usted. Si no es así, asegúrese de seleccionar el cliente, el contacto principal que recibirá su propuesta, y la oportunidad de que se trata esta propuesta. También debe ingresar una breve línea de asunto que aparecerá en su propuesta.
Ingresar el texto de apertura
Todo lo que quiere decir antes de sus precios se incluye en el texto de apertura. Normalmente esto debe incluir cierta información sobre su empresa y resaltar los motivos para elegir trabajar con usted.
También es posible que desee incluir detalles específicos sobre su propuesta, explicando su solución y lo que propone vender. Esta información ayudará a que su cliente comprenda mejor el valor de su solución.
You may also want to go into specific details about your quote, explaining your solution and what you propose to sell. This information will help your customer better understand the value of your solution.
Algunas de las palabras en sus propuestas serán usadas con frecuencia para todas las propuestas (como una breve introducción de su empresa). Es probable que tenga este texto rellenado cuando seleccione una plantilla. Es posible que también desee tener algún texto adicional que sea relevante en algunas propuestas, pero no en otras. Por ejemplo, es posible que desee mencionar su experiencia en un determinado tipo de proyecto, solamente si está dando una propuesta para un proyecto donde esa experiencia es relevante.
El administrador de su sistema puede guardar párrafos comúnmente usados como bloques de texto. Puede seleccionarlos e insertarlos rápidamente en su entrada haciendo clic en el botón de text block en la parte superior del cuadro del editor de texto.
Seleccionar el método de fijación de precios
Los impuestos a las ventas o al valor agregado (IVA) pueden ser aplicables a los artículos en propuestas.
El administrador del sistema puede haber deshabilitado los cálculos de impuestos para su cuenta. En ese caso, esta sección no se aplica a usted. Pero en la mayoría de los países, los impuestos son aplicables, y es importante saber si los precios que ingresa en una propuesta incluyen o excluyen impuestos.
Siempre asegúrese de que los precios unitarios de los productos en su lista de productos no incluyen impuestos. Asegúrese también de que se ingrese la tasa de impuesto correcta para el producto en su lista de productos.
Incluso si ingresa los precios de los artículos, incluidos los impuestos, TeamGram siempre muestra los precios unitarios, excluidos los impuestos, y agrega impuestos al final. Para hacer los cálculos, TeamGram necesita saber si los precios que ingresa en la propuesta incluyen impuestos. Use el cuadro combinado en la parte superior de la tabla de precios para especificar:
- Los precios incluyen impuestos (Impuesto Incl.): use esta opción si los precios de los productos que ingresa en la tabla de precios ya incluyen impuestos. TeamGram utilizará la tasa impositiva al lado de cada artículo para calcular los precios unitarios antes de impuestos
- Los precios excluyen impuestos (Impuesto Excl.): utilice esta opción si los precios que ingresa en la tabla de precios no incluyen impuestos. Debe ingresar la tasa impositiva al lado de cada artículo, para que el impuesto total de una propuesta pueda calcularse y mostrarse.
- Impuestos no son aplicables (Impuesto no aplicable): esta opción deshabilita los cálculos de impuestos. Úsela si sus precios no incluyen impuestos y no desea mostrar impuestos en su propuesta. Es posible que desee agregar una línea al texto de cierre sobre la obligación del cliente de pagar los impuestos aplicables.r Item Details
La siguiente sección después del texto de entrada en su propuesta será la tabla de precios. Tendrá que agregar cada artículo en una línea separada. Puede agregar tantas líneas como necesite. También puede dividirla en varias secciones para agrupar elementos relacionados.
- Seleccione un producto: la primera columna de la tabla de precios contiene el campo del producto. Para seleccionar un producto, simplemente comience a escribir el nombre del producto, marca, modelo o SKU. Los elementos coincidentes se mostrarán en un menú desplegable. Haga clic en el elemento que desea agregar a su propuesta. Si el artículo que está buscando todavía no está en la lista de productos, puede usar la opción de nuevo producto para definir un nuevo producto.
- Especifique la cantidad: en el campo de cantidad, ingrese la cantidad del artículo seleccionado
- Ajuste el precio unitario y la tasa de impuestos: si su lista de productos ya tiene un precio unitario y una tasa de impuestos para este artículo, TeamGram lo completará previamente. Si su administrador le ha permitido hacerlo, puede cambiar los precios unitarios en una propuesta.
- Calcule el total de la línea: TeamGram calcula automáticamente los totales de línea. No se necesita ninguna acción adicional.
- Ingrese el costo unitario (para estimados de ganancias): Es opcional ingresar los costos unitarios de los artículos. Incluso si los ingresa, nunca se incluyen en las propuestas enviadas a los clientes, sino que se utilizan para informar las ganancias estimadas de sus propuestas. Si esta característica está habilitada para su cuenta, ingrese el costo estimado de cada artículo en la línea en el campo de costo unitario.
- Ingrese información adicional sobre un artículo: para agregar información adicional sobre un artículo en su propuesta, haga clic en el círculo verde con el icono del lápiz blanco a la derecha de esa línea. Esto revelará más campos:
- Unidad de Medida: este campo muestra la unidad de medida aplicable a la cantidad y el precio unitario ingresado arriba. Si la descripción del producto contiene esta información, este campo se completará previamente. En ese caso, evite cambiarlo. De lo contrario, puede ingresar la unidad de medida aquí.
- Descuento: puede aplicar descuentos a cada artículo por separado o a la propuesta completa. Si desea aplicar un descuento para una línea de pedido específica, use el campo aquí. Puede ingresar descuentos como montos absolutos o porcentajes.
- Información: use este campo de texto para ingresar información de texto adicional, como dimensiones personalizadas, colores, etc.
Agregar nuevas líneas y títulos de sección a la tabla de precios
Para agregar nuevas líneas a su tabla de precios, haga clic en el enlace agregar nueva línea en la parte inferior de la tabla.
Puede usar títulos para dividir la tabla de precios en diferentes secciones. Eso le ayudará a agrupar elementos relacionados. Para crear un título, haga clic en el enlace agregar nuevo título debajo de la tabla de precios.
También puede organizar líneas de artículos y títulos en su tabla de precios en el orden que desee. Para mover un elemento hacia arriba o hacia abajo, use los iconos de la flecha verde a la derecha de cada línea o título.
Para eliminar un artículo por completo, haga clic en el botón rojo a su derecha.
Revisar las tasas de cambio de divisas
Puede crear propuestas con precios en múltiples monedas en TeamGram. Sus clientes verán todos los precios en las monedas originales como usted ingresó, pero sus informes internos convertirán todos los totales en la moneda predeterminada de su empresa.
TeamGram obtiene automáticamente las tasas de cambio para la conversión cuando usted crea una propuesta, pero puede especificar diferentes tipos de cambio si lo prefiere. Para anular las tasas de cambio sugeridas por TeamGram, ingréselas en los cuadros provistos en la tabla de precios. Esta sección solamente se mostrará si su propuesta incluye artículos con precios en diferentes monedas
Ingresar el texto de cierre
Después de la tabla de precios, es importante agregar otros términos y condiciones aplicables a esta propuesta. Estos pueden incluir entrega, garantía, detalles de pago, etc.
También puede finalizar su propuesta con algunos últimos comentarios y ponerse disponible para responder a cualquier pregunta.
Al igual que con el texto de apertura, su plantilla puede rellenar esta sección con texto de antemano, pero puede hacer cambios. El administrador del sistema también puede haber guardado algunos bloques de texto que pueden insertarse aquí según sea necesario.
Ingresar la fecha de caducidad
Las oportunidades no son válidas para siempre. Ingrese la fecha hasta la cual su propuesta será válida. También puede agregar un recordatorio para que pueda hacer una llamada de seguimiento a su cliente antes de que caduque.
Guardar y ver una propuesta
Una vez que haya ingresado toda la información para su propuesta, puede guardarla. Cuando guarde una propuesta por primera vez, se guardará como un borrador. Aún puede editar y cambiar borradores de propuestas.
Para ver cómo se verá su propuesta cuando se envíe a su cliente, haga clic en el botón PDF que se encuentra cerca de la parte superior de la página de propuesta. Esto descargará un archivo PDF. Abra el archivo en un visor de PDF y busque errores.
Tenga en cuenta que la propuesta está marcada como «BORRADOR». No envíe propuestas en borrador a los clientes. Lea la sección «Gestionar sus Propuestas» para saber cómo finalizar una propuesta y enviarla a su cliente.