Es esencial terminar las cosas a tiempo para ganar oportunidades. No puede esperar que los clientes trabajen con usted si olvida los pasos críticos en el proceso de ventas. TeamGram tiene múltiples herramientas para programar, recordar y ejecutar diferentes actividades de ventas. Aprenda cómo usar cada una.
Una buena planificación y ejecución son clave para gestionar equipos de ventas consistentes y de alto rendimiento. Las oportunidades se pueden perder cuando los vendedores no hacen un seguimiento a tiempo, pierden fechas límite o simplemente se olvidan de tareas críticas en el proceso de venta.
TeamGram tiene múltiples herramientas para ayudar a programar y ejecutar actividades de ventas para aumentar sus posibilidades de ganar oportunidades.
Actividades
Todo lo que quiera que haga (usted mismo o un miembro del equipo) puede definirse como una actividad. Cuando se define una actividad, asegúrese de ingresar la información relevante para que sea más fácil de comprender y seguirla:
- Tipo: esto describe el tipo de actividad que está programando. Seleccione un tipo que mejor describa su actividad. Tarea es un tipo de actividad común que puede abarcar una amplia gama de actividades. Llamada se usa para llamadas telefónicas programadas.
- Nombre de la actividad: utilice un nombre descriptivo para la actividad, por ejemplo, «Renovar contrato de mantenimiento anual» o «Enviar especificaciones al subcontratista«.
- Asignado a: seleccione a la persona que será la persona principal responsable de esta actividad. También puede asignarle la actividad a usted mismo.
- Inicio programado: ingrese cuándo la actividad necesita comenzar y finalizar.
- Relación principal: puede vincular actividades a otros registros. Las relaciones primarias son como otras relaciones, pero se muestran en listas de actividades junto con el nombre de la actividad, lo que facilita entender de qué se trata la actividad. Una actividad puede tener solamente una relación primaria. Si necesita más relaciones, use el campo de otras relaciones. Un ejemplo típico es la actividad de llamada, donde es posible que desee agregar el contacto que se llamará como una relación primaria. De esta forma, su lista de actividades mostrará a quién llamará y cuál será el tema de esa llamada.
Una vez que se define una actividad, puede realizar un seguimiento de su progreso, obtener recordatorios y actualizaciones. También puede agregar notas, archivos, ubicaciones y otra información relevante.
Actividades recurrentes
Algunas actividades deben repetirse periódicamente. Los ejemplos incluyen renovaciones anuales de contratos de servicio, servicios de mantenimiento mensual, o simplemente ponerse en contacto con cuentas inactivas cada tres meses.
En TeamGram, puede convertir cualquier actividad en una actividad recurrente simplemente por medio de establecer la opción de recurrencia al lado de la fecha de vencimiento en cualquier otra cosa aparte de «No repetir».
Cuando marca una actividad recurrente como completada, TeamGram creará automáticamente una nueva actividad con el mismo nombre, pero con una fecha de vencimiento avanzada por el intervalo especificado en la opción de repetición.
Vista de calendario
También puede mostrar las fechas de vencimiento de sus actividades en un calendario. Para cambiar a la vista de calendario, haga clic en el botón Calendario cuando esté en la sección de Actividades y seleccione cualquier criterio incorporado o personalizado.
Checklist de actividades
Algunas actividades pueden involucrar varios pasos o elementos que deben completarse. Agregar un checklist puede garantizar que no se olviden.
La sección del checklist se encuentra en la parte inferior del formulario de actividades. Puede agregar tantos elementos como sea necesario.
Próximos pasos
Independientemente de las muchas actividades involucradas en el proceso de venta, cada oportunidad puede tener una serie de pasos importantes que deben seguirse. Es una buena idea tener una idea clara sobre cuál es el próximo paso para cada oportunidad abierta.
Para cualquiera oportunidad, puede haber un sólo siguiente paso. Cuando se alcanza ese paso, es hora de decidir cuál debe ser el próximo. Los siguientes pasos solamente pueden ser ingresados y completados por el propietario de una oportunidad.
El próximo paso de una oportunidad puede ser organizar una reunión con el equipo del cliente. Supongamos que usted tiene esa reunión y el equipo del cliente ha expresado su preocupación por su producto. Después de la reunión, su próximo paso será enviarles más información para abordar sus inquietudes. Una vez que los envíe, su próximo paso será hacer llamadas de seguimiento para ver si están satisfechos. Si están satisfechos, su próximo paso será conseguir que le soliciten una propuesta de usted. Cuando lo hagan, su próximo paso será enviar una propuesta.
Esta serie de pasos continuará hasta que se gane la oportunidad. Pensar en su próximo movimiento tan pronto como complete un paso es una buena manera de mantenerse al tanto del proceso incluso cuando gestione varias oportunidades simultáneamente.
Los siguientes pasos se muestran prominentemente en los formularios de oportunidades. También hay una lista separada que muestra sus próximos pasos en cada oportunidad.
Recordatorios
Además de enumerar todas las actividades programadas, también puede agregar recordatorios a la mayoría de los campos de fechas para futuros eventos. Estos no están limitados a las fechas de vencimiento de las actividades. Por ejemplo, también puede agregar recordatorios a las fechas de vencimiento de las propuestas o las fechas de cierre esperadas de las oportunidades.
TeamGram le envía un mensaje de recordatorio a la hora establecida.
Elementos de Acción de Reuniones
Idealmente, sus reuniones finalizarán con decisiones sobre qué hacer después (Elementos de acción).
Después de escribir y guardar una nota que resuma su reunión, puede fácilmente agregar elementos de acción (actividades).
Para agregar una actividad a una nota, simplemente pase el mouse por la nota. Aparecerá un nuevo enlace de actividad en la esquina inferior derecha. Haga clic en él y cree una nueva actividad.
Las actividades relacionadas con una nota se enumeran debajo de ella, para que pueda ver fácilmente cuales elementos de acción se asignan a una nota de reunión. Al pasar el cursor sobre cada uno de estos elementos, se le mostrarán más detalles sobre esa actividad en una ventana emergente.