Durante o processo de uma oportunidade você pode precisar elaborar diferentes cotações ou diferentes revisões. O TeamGram permite que você copie as cotações existentes ou crie revisões sem precisar sempre digitar as mesmas informações.
Você pode também gerar arquivos em formato PDF de suas cotações e enviar e-mails diretamente do TeamGram. Além disso, é possível converter cotações aceitas em pedidos.
No processo de vendas e negócios, o objetivo é fechar o negócio. A cotação é apenas um documento que você envia ao seu cliente para explicar os termos e preços que você oferece.
No decorrer da mesma oportunidade, pode ser necessário enviar várias cotações sobre itens diferentes, ou revisar uma cotação visando atender às solicitações do cliente.
O TeamGram facilita o gerenciamento de cotações.
O status de uma cotação
O campo status ajuda a rastrear a fase atual de uma cotação. São eles:
- Rascunho: Uma cotação no rascunho é um trabalho em andamento. Sempre que são geradas, as cotações têm o status de rascunho e você deverá fazer as alterações. Ela não está pronta para ser enviada para o cliente ainda. Quando o status é alterado, ela passa para o status final.
- Final: Quando o trabalho em uma cotação é concluído, ela passa para o status final. Você pode enviar uma cotação nessa fase.
- Revisão solicitada: Um cliente que recebeu sua cotação pode solicitar alterações, que podem ser de preços ou condições. Para marcar essa solicitação, você deve mover sua cotação para esse status. Uma solicitação de revisão, em geral, é um sinal de interesse por parte do cliente e é muito comum na maioria dos ciclos de vendas.
- Rejeitada: O cliente também pode reprovar sua cotação mas, uma cotação rejeitada não significa necessariamente um negócio perdido. Seu negócio pode ter várias cotações, das quais apenas uma pode ter sido rejeitada.
- Aceita: Se o cliente aceitou sua cotação sem alterações, mova-a para este status. Atente que uma cotação aceita ainda não significa que o negócio foi fechado, mas certamente, é um progresso positivo.
- Abandonada: Você pode decidir não fazer mais o acompanhamento de uma cotação. Às vezes, o tempo que o cliente leva para tomar uma decisão é longo, pode ser o tempo necessário para o cenário mudar e o negócio passa a não ser mais uma prioridade. Quando este é o caso, mova sua cotação para este status para removê-la da sua lista de trabalho.
- Retirada: Se tiver passado muito tempo e você decidir não manter os termos oferecidos inicialmente, marque esta cotação como retirada.
- Em espera: Se seu cliente estiver demorando mais que o esperado devido a circunstâncias incomuns, convém mover sua cotação para esse status.
Ao alterar o status de uma cotação, você também pode especificar a data em que a mudança se tornou efetiva.
Para alterar o status de uma cotação, selecione-a na lista de cotações e clique no ícone de edição ao lado de status. Em seguida, selecione seu novo status e a data efetiva. Digite uma breve descrição, se necessário.
Cotações que requerem aprovação de outros usuários
Seu administrador pode definir que as cotações de alguns departamentos sejam submetidas a aprovação. Quando esse é o caso, você não pode mover uma cotação do status de rascunho para o final; você deve enviá-la para um aprovador e ele poderá aprovar ou rejeitar sua solicitação.
Para enviar sua cotação para um aprovador, abra a cotação e clique no botão de edição. Vá até o final da página e selecione o nome da pessoa que está autorizada a aprovar suas cotações e salve.
Revisar uma cotação
Se seu cliente solicitar uma revisão em uma cotação que você já enviou, não será necessário começar do zero.
Localize a cotação e, após abrir, clique no botão revisar. Isso criará um novo rascunho com o mesmo conteúdo. Agora você pode fazer alterações e salvá-la como uma nova cotação. O TeamGram ligará esta versão revisada à original. Você pode acessar o link na parte inferior para abrir a versão anterior e ver o que mudou entre as revisões.
Imprimir uma cotação
Se você quiser enviar uma cotação impressa para seu cliente, primeiro abra a cotação para visualizá-la e verifique se o status está definido como final.
Em seguida, clique no ícone da impressora na parte superior da página.
Enviar uma cotação por e-mail para um cliente
Para enviar uma cotação por e-mail, primeiramente, certifique-se de que o status esteja definido como final.
Em seguida, clique no ícone do email na parte superior da página. Isso abrirá a janela de email. Se houver um texto predefinido para esse modelo, o conteúdo já estará preenchido, mas você poderá alterá-lo.
Baixar uma cotação como um arquivo PDF
É possível fazer o download da sua cotação em arquivo PDF e enviá-la por e-mail para o seu cliente.
Para fazer isso, primeiro abra a cotação e, em seguida, clique no botão PDF próximo ao topo da página. Seu navegador pode solicitar que você selecione um local para salvar seu arquivo ou definir o aplicativo para abri-lo. Seu arquivo será salvo na pasta de downloads do seu navegador.
Copiando uma cotação para outra proposta
Se você precisar enviar uma cotação semelhante para vários clientes, copie a cotação criada em uma determinada proposta para outras propostas.
Primeiro, encontre a cotação que você deseja copiar. Após localizá-la, abra e clique no botão copiar que está perto do topo da página. Isso criará uma nova cotação em rascunho.
Os campos cliente, contato principal e oportunidade ficarão em branco. Preencha-os e selecione um destinatário antes de salvar.
Você pode editar essa cotação, e quando ela estiver pronta, mude seu status para final e imprima ou envie por e-mail.