Cumprir os prazos é fundamental para ser bem sucedido nos negócios. Não devemos contar com o cliente para nos lembrar de alguma atividade importante ou mesmo dos prazos. O TeamGram possui várias ferramentas de calendário, lembrete e atividades. Aprenda a usar cada uma delas.
Bom planejamento e execução são essenciais para gerenciar equipes de vendas de alto desempenho. Há ocasiões em que as oportunidades são mal sucedidas porque os prazos não foram cumpridos ou simplesmente porquê alguma atividade crítica foi esquecida.
O TeamGram tem várias ferramentas para ajudar a agendar e lembrar de atividades, e, com isso, aumentar suas chances de vender.
Atividades
Tudo o que precisa ser feito (por você ou por outro membro da equipe) pode ser definido como uma atividade. Veja alguns pontos importantes para definir uma atividade no TeamGram:
- Tipo: Descreva o tipo de atividade que você está agendando. Selecione o tipo que melhor descreve a atividade a ser realizada. Por exemplo, Tarefa é uma atividade de rotina, Ligação é usada para as chamadas telefônicas programadas. Há também as opções Renião, Email Visita, Evento e Outros.
- Nome da Atividade: Use um nome descritivo, por exemplo, “Renovar contrato de manutenção” ou “Enviar especificações para o subcontratado”.
- Atribuído a: Selecione a pessoa que será a principal responsável por essa atividade. Você também pode atribuir a atividade a si mesmo.
- Início agendado: Insira a data que a atividade precisa começar.
- Vencimento: Insira a data quando a atividade precisa ser concluída.
- Relação Principal: Você pode vincular atividades a outros registros. A relação principal é exibida na lista de atividades junto com o nome da atividade, facilitando a compreensão. Uma atividade pode ter apenas uma relação principal. Se for preciso inserir mais relações, use o campo Outras Relações. Um exemplo típico é a atividade de ligação telefônica, na qual você pode adicionar o contato que será chamado como relação principal. Dessa forma, sua lista de atividades exibirá quem será chamado e qual será o assunto dessa ligação.
Depois que uma atividade é definida, você pode acompanhar seu progresso, receber lembretes e atualizações. Você também pode adicionar notas, arquivos, locais e outras informações que considerar relevantes.
Atividades recorrentes
Algumas atividades precisam ser repetidas periodicamente. Por exemplo, renovação de contrato, serviços de manutenção, ou apenas um contato com as contas clientes inativas para manter o relacionamento.
No TeamGram você pode transformar qualquer atividade em uma atividade recorrente ao definir a opção de recorrência próxima à data de vencimento. Para isso, escolha uma das opções de periodicidade. Apenas a opção “Não repetir” define a atividade como sendo sem recorrência.
Quando você marcar uma atividade recorrente como encerrada, o TeamGram cria, automaticamente, uma nova atividade com o mesmo nome, mas uma nova data de vencimento será calculada com base na periodicidade especificada na opção de recorrência que você selecionou.
Visualização do calendário
Você também pode exibir as datas de vencimento de suas atividades no calendário. Para alternar para a visualização de calendário, clique no ícone Calendário, na seção Atividades, e selecione qualquer critério interno ou personalizado.
Checklist das atividades
Algumas atividades podem envolver várias etapas ou itens que precisam ser concluídos. Adicionar um checklist pode garantir que elas não sejam esquecidas. A seção checklist está na parte inferior do formulário de atividade. Você pode adicionar quantos itens forem necessários.
Próximos passos
Além das muitas atividades envolvidas no processo de vendas, cada oportunidade pode ter uma série de passos importantes que devem ser seguidos. É importante ter em mente qual será o próximo passo para cada oportunidade aberta.
Para qualquer tipo de oportunidade, deve haver apenas um próximo passo. Quando esse passo é alcançado, o processo segue para o próximo passo. Os próximos passos só podem ser inseridos e concluídos pelo proprietário de uma oportunidade.
Seu próximo passo para um acordo pode ser organizar uma reunião com a equipe do cliente. Suponha que você tenha realizado essa reunião e eles expressaram algumas dúvidas sobre o seu produto. Seu próximo passo será enviar mais informações para sanar as dúvidas, e depois de enviar as informações, o próximo passo será fazer ligações de follow-up para checar se eles estão satisfeitos. Se estiver tudo ok, o próximo passo será fazer com que eles solicitem uma proposta. Quando o fizerem, sua próxima etapa será enviar uma proposta.
Esta série de etapas continuará até que o negócio seja fechado. Pensar nas etapas é uma boa maneira de ter controle sobre o processo, inclusive quando se está gerenciando várias oportunidades simultaneamente.
Os próximos passos são exibidos com destaque nos formulários de propostas. Há também uma lista separada que exibe seus próximos passos em cada oportunidade.
Lembretes
Além de listar todas as atividades programadas, você também pode adicionar lembretes à maioria dos campos de data para eventos futuros. Por exemplo, você pode adicionar lembretes às datas de vencimento das cotações ou às datas de vencimento das oportunidades.
O TeamGram envia uma mensagem de lembrete no horário definido.
Plano de Ação Pós-Reunião
Idealmente, suas reuniões terminarão com decisões sobre o que fazer a seguir (itens de ação).
Depois de escrever e salvar uma anotação resumindo sua reunião, você pode adicionar itens de ação, incluindo atividades.
Para adicionar uma atividade a uma anotação, basta passar o mouse sobre ela. Um novo link de atividade aparecerá no canto inferior direito. Clique nele e crie uma nova atividade.
As atividades relacionadas a uma anotação são listadas na parte inferior para que você possa visualizar os itens de ação que foram atribuídos. Passe o mouse sobre cada um desses itens para visualizar mais detalhes sobre essa atividade em um pop-up.