Há propostas e pedidos que usam, repetidamente, os mesmos textos. Para facilitar o trabalho, ao invés de escrever esses textos do zero a cada novo registro, você pode salvar blocos de texto e inseri-los na abertura ou encerramento do seu documento, conforme necessário.
É comum haver trechos ou palavras que devem ser usadas em todas as propostas ou pedidos criados a partir de um modelo. Uma breve apresentação da empresa no início do texto de abertura é um bom exemplo. O local para salvar esses trechos é no próprio texto do modelo.
Por outro lado, textos para tratar de pagamento, entrega, garantia e instalação podem mudar de um registro para outro. Para estes textos o melhor é definir blocos de texto alternativos e inserir o apropriado a cada nova proposta ou pedido.
- Para criar um bloco de texto, acesse o Painel de controle e selecione Configurações de proposta ou Configurações de pedido de cliente, dependendo de onde o bloco de texto será usado.
- Clique em blocos de texto.
- Clique em adicionar novo bloco de texto.
- Atribua um nome sucinto e descritivo. Por exemplo: Pagamento em 30 dias após o envio.
- No campo de texto abaixo, insira o texto que será inserido na proposta ou no pedido quando esta opção for selecionada.
- Clique em Salvar.
- Repita esse procedimento para todos os blocos de texto que você pretende usar em documentos desse tipo.
Para saber como seus usuários podem economizar tempo com blocos de texto, leia este artigo.