Puede importar datos de otras aplicaciones guardándolos primero en archivos de Microsoft Excel. Se pueden importar los siguientes tipos de datos:
○ Leads
○ Contactos
○ Empresas
○ Oportunidades
○ Productos
Preparar la importación de archivos
- En la primera línea de cada columna, escriba el nombre de la columna.
- Durante la importación, puede asignar cada columna de su archivo de importación a un solo campo de TeamGram. Si necesita combinar o dividir columnas, debe hacerlo antes de comenzar la importación.
- Asegúrese de que no haya registros duplicados.
- No deje líneas en blanco en el medio.
- Asegúrese de que los datos que está tratando de importar aún no estén en TeamGram.
- Asegúrese de no importar nada que no esté relacionado con el trabajo, o no debe ser compartido con compañeros de trabajo. Esto es especialmente importante al importar desde los programas que gestionan los contactos personales.
- No importe información desactualizada. Borre todo lo que ya no sea relevante.
- Ingrese números de teléfono como cadenas alfanuméricas, no números. Para garantizar esto, es posible que desee agregar un signo de apóstrofo (‘) como el primer carácter de los números de teléfono. Este carácter hace que Excel interprete todo lo demás en esa celda como texto. Puede usar entre paréntesis, signos más y guión, y espacios en números telefónicos.
- Los archivos de importación no admiten varios valores en la misma celda, excepto el campo etiquetas. Para separar varias etiquetas, use comas entre ellas.
Se aplican las siguientes reglas adicionales:
- Leads y contactos: se requiere al menos una de las columnas de nombre y apellido.
- Empresas: se requiere el nombre de la empresa.
- Oportunidades: se requieren el nombre y el estado de la oportunidad. Los valores permitidos para la columna de estado son: Abierto – Activo, Abierto – En espera, Cerrado – Ganado, Cerrado – Perdido, Cerrado – Abandonado, Cerrado – Cancelado.
- Productos: se requiere al menos una marca, modelo y nombre. Si se especifica el precio unitario o el costo, sus monedas también deben especificarse (en formato ISO de 3 letras). Si se especifica categoría, ya debe estar definida en TeamGram.
Importación de un archivo
- Vaya al Panel de control> Importar / Exportar> Importar.
- Haga clic en el tipo de registro que desea importar.
- Seleccione el archivo de Excel que desea subir.
- Ingrese la configuración de derechos que se aplicará a todos los registros que se crearán durante esta importación.
- Presione el botón Continuar.
- La página siguiente muestra los nombres de las columnas que se encuentran en el archivo y le pide que asigne cada uno de ellos a un campo de TeamGram apropiado. Si no quiere importar un campo, seleccione «Elegir«.
- Presione Continuar
Esto pondrá en cola su archivo para importación.
Comprobaciones de estado e informes de errores para operaciones de importación
Puede verificar el estado de sus importaciones en cola en el Panel de control> Importar / exportar> Historia de la importación.
Si ve «Éxito» al lado de su importación, significa que su importación se ha completado. Haga clic en el símbolo de flecha hacia abajo en el borde derecho para ver si hubo alguna excepción.
Si hubo errores, verá un enlace de descarga que incluye las líneas problemáticas. Puede corregirlas y subirlas nuevamente. No vuelva a cargar los datos de los archivos que se cargaron correctamente.
Revisar y revertir una importación de datos
Todos los registros que fueron importantes se etiquetan automáticamente con una etiqueta generada por el sistema que muestra la marca de tiempo. Haga clic en la etiqueta (en la página de etiquetas) para ver todos los artículos importados.
Si necesita eliminar todos los registros que se importaron:
- Vaya a la página de etiquetas.
- Desplace el mouse (no haga clic) en la etiqueta que corresponde a la importación que desea revertir.
- Haga clic en el símbolo eliminar que aparece al lado del nombre de la etiqueta.
- Seleccione la opción para «Eliminar todos los registros conectados a la etiqueta».
- Presione Eliminar, y Confirmar.
Nota: Para preservar la integridad de los datos, TeamGram puede no permitir la eliminación de registros que están conectados a otros registros.