É possível importar dados de vários outros aplicativos salvando-os, primeiramente, como arquivos do Microsoft Excel. Os tipos de dados que podem ser importados são:
- Leads
- Contatos
- Empresas
- Propostas
- Produtos
Antes de importar, certifique-se da qualidade do arquivo e dos dados que você irá importar. Para isso, limpe e organize-os conforme o procedimento a seguir.
Prepare os arquivos para importar
- Na primeira linha de cada coluna, insira o nome da coluna.
- Durante a importação, você pode mapear cada coluna do seu arquivo para apenas um campo do TeamGram. Se for preciso mesclar ou dividir colunas, faça isso antes de importar o arquivo.
- Verifique se não há registros duplicados.
- Não deixe linhas em branco.
- Confirme se os dados que você irá importar ainda não estão no TeamGram. Evite ter informações duplicadas.
- Não importe arquivos que não estejam relacionados ao trabalho, ou que não possam ser compartilhados com a equipe de trabalho. Isso é especialmente importante ao importar arquivos de gerenciadores de contatos pessoais.
- Verifique a data da última atualização do arquivo. Não importe informações desatualizadas.
- Exclua tudo o que não for relevante.
- Digite os números de telefone como sequências alfanuméricas, não números. Para isso, adicione um sinal de apóstrofo (‘) como o primeiro caractere. Esse caractere define para o Excel que o conteúdo da célula é texto. Assim, você poderá usar parênteses, sinais de adição, traços ou espaços nos campos para número de telefone.
- Os arquivos de importação não suportam vários valores na mesma célula, exceto no campo de tags. Para separar várias tags, coloque uma vírgula entre elas.
As seguintes regras adicionais se aplicam:
- Leads e contatos: o preechimento dos dois campos para nome e sobrenome é obrigatório.
- Empresas: o preechimento do nome da empresa é obrigatório.
- Pedidos: o preenchimento do nome e do status da transação é obrigatório. Os valores permitidos para a coluna de status são: Aberto – ativo, Aberto – em espera, Fechado – inconcluso, Fechado – perdido, Fechado – abandonado, Fechado – cancelado.
- Produtos: o preenchimento de, no mínimo, um campo é obrigatório, podendo ser a marca, o modelo ou o nome. Se o preço unitário ou o custo for especificado, suas moedas também devem ser especificadas (no formato ISO de 3 letras). Se o campo categoria for especificado, essa categoria já deve estar definida no TeamGram.
Para importar um arquivo
- Acesse Painel de Controle> Importar / Exportar > Importar.
- Clique no tipo de registro que você deseja importar.
- Selecione o arquivo do Excel que você deseja enviar.
- Insira as configurações de direitos que serão aplicadas a todos os registros que serão criados durante essa importação.
- Clique sobre o botão Continuar.
- A próxima página exibe os nomes das colunas encontradas no arquivo e pede que você mapeie cada um deles para um campo TeamGram apropriado. Se você não quiser importar um campo, selecione “Escolher”.
- Clique sobre Continuar. Isso irá colocar seu arquivo na fila para importação.
Verificação de status e relatórios de erros para operações de importação
Você pode verificar o status de suas importações acessando Painel de Controle > Importar / Exportar > Histórico de Importações.
Se você vir “Sucesso” ao lado de seu trabalho de importação, isso significa que sua importação foi concluída. Clique no símbolo de seta para baixo na extremidade mais à direita para ver se houve alguma exceção.
Você verá um link de download que inclui as linhas problemáticas, se houver erros. Você pode corrigi-los e enviá-los novamente. Não reenvie os dados dos arquivos que foram enviados com sucesso.
Revendo e revertendo uma importação de dados
Todos os registros importantes são marcados automaticamente com uma tag gerada pelo sistema que mostra o timestamp. Clique na tag (na página de tags) para ver todos os itens importados.
Se você precisar excluir todos os registros que foram importados:
- Acesse a página de tags.
- Passe o mouse (não clique) sobre a tag que corresponde à importação que você deseja reverter.
- Clique no símbolo de exclusão que aparece ao lado do nome da tag.
- Marque a opção Excluir todos os registros conectados à tag.
- Clique em Excluir e, em seguida, confirme.
Nota: Para preservar a integridade dos dados, o TeamGram pode não permitir a exclusão de registros que já estejam conectados a outros registros.